Скотт Беркун - Искусство управления IT-проектами

Все неопределенности, к которым рано или поздно придется вернуться, должны быть отражены в списке. Ни у кого, кроме руководителя проекта, не возникнет потребности заглянуть в этот список, и разумеется, не сразу. Но по прошествии времени список может послужить поводом для сбора команды или проведения обсуждений «на ходу». Цель не в том, чтобы испортить людям настроение, просто им нужно иногда напомнить о том, что осталось нерешенным, и помочь понять, какие проблемы нужно решить специалистам команды. Поскольку работа руководителя проекта касается всех, вывешивание списка на видном месте позволит людям сотрудничать в решении проблем: «А этот пункт и меня касается. Кто им займется, ты или я?» По этой причине я держу список проблем на доске в своем офисе или коридоре. (Может сработать и wiki-технология, но никто, кроме составителя, туда не заглядывает. Обычные невиртуальные и неформальные места срабатывают куда лучше.)

Когда люди заходили в мой офис и спрашивали, как продвигаются наши дела, я указывал на список и говорил: «Вот так и продвигаются. Пока список не будет исчерпан, я не смогу закончить составление технических условий». Хотя этот список – не показатель производительности и не объект, подлежащий строгим измерениям в течение длительного времени, состояние списка проблем, находящегося у руководителя проекта, и круг вопросов, в него включенный, являются существенным показателем того, насколько хорошо идут дела. Если список достаточно длинный, но состоит из сугубо специфических и узкоспециальных проблем, все идет хорошо. А если он короткий, но его вопросы пугают своей основательностью, например: «Какую проблему мы пытаемся решить?» или «Какой язык программирования мы используем?», то проект, что называется, еще толком и не сдвинулся с места.

• Идеи обладают собственной инерционностью. Доминирование идей в творческом процессе продлится дольше ваших ожиданий. Изменения влекут за собой цепную реакцию во всем проекте.

• Для отслеживания хода творческого процесса и управления им следует установить контрольные точки. В число обычных контрольных точек включаются: доказательство состоятельности концепции, группировка идей, три альтернативных варианта, два альтернативных варианта, единый замысел.

• Для объединения идей используйте диаграмму сходства.

• Прототипы позволяют проекту противостоять разногласиям на ранней стадии и учиться на ошибках без существенного риска.

• Для ответов на вопросы, оценки степени прогресса и принятия решения о том, что делать дальше, делайте новые версии прототипов или обновляйте существующие.

• Для отслеживания вопросов, требующих разрешения до составления технических условий, составьте список открытых проблем.

1. Как вы составляете свой список текущих дел, по личным задачам или по задачам работы? Можете ли вы применить такую же систему для приведения в порядок, отслеживания или управления своими идеями? Почему «да» или почему «нет»?

2. В каком режиме должно вестись управление идеями, в закрытом или открытом? Кто в вашей проектной команде должен иметь доступ к: а) просмотру; б) изменению; в) добавлению или удалению идей?

3. Представьте, что вы близки к завершению проекта и поняли, что есть великолепная идея, способная радикально улучшить то, что вы делаете. Каковы способы сохранить эту идею, чтобы при запуске планирования следующего выпуска работы ею можно было воспользоваться? Можете ли вы придумать способ сбора подобных идей для всей команды?

4. Проведите сутки, занимаясь записью любых, услышанных от кого-то или самостоятельно придуманных идей. Сколько идей вам удастся собрать? Больше или меньше ожидаемого количества?

5. Возьмите список из предыдущего упражнения. Сколько различных способов группировки идей по категориям можно придумать? (Если вы поленились выполнить предыдущее упражнение, воспользуйтесь любым списком – покупок, людей, которых вам хотелось бы увидеть в голом виде, всего, что угодно.)

6. Что является тревожным признаком работы над проектом, для которого сгенерировано слишком много идей? Есть ли какое-нибудь разумное соотношение количества идей к отведенному времени, количеству сотрудников или к сложности проекта?

7. Управление творческим процессом требует определенных навыков, которые могут быть невостребованы при других этапах управления проектом. Каковы преимущества или опасности привлечения разработчиков или проектировщиков к руководству творческой стадии проекта?