Скотт Беркун - Искусство управления IT-проектами

Концептуальный документ – это первоисточник целей проекта. Он задает тон правильной формулировке целей, определяет их количество и объем возможных корректировок в ходе реализации проекта. Четко сформулированная цель определяет ясность намерений всех специалистов команды. Люди должны знать, что именно является критерием достижения цели, а необходимая для этого информация должна предоставляться в формулировке самой цели. Они также должны иметь возможность легко различать, какие действия, скорее всего, будут соответствовать цели, а какие нет. Формулировка целей – дело трудное и крайне субъективное, требующее многократных уточнений для достижения четкости и ясности. Чем меньше будет глобальных целей, тем более действенным станет концептуальный документ. По грубым прикидкам концептуальный документ проекта должен содержать от трех до пяти глобальных целей (для примера см. представленный далее список положений хорошо проработанной концепции).

Для правильной формулировки целей широко используется деловой подход, выражаемый акронимом SMART (Specific, Measurable, Action-oriented, Realistic, Timely – точность, измеряемость, действенность, реалистичность, своевременность). Идея состоит в том, что если цель соответствует этим пяти требованиям, то, скорее всего, она достаточно хорошо определена для дальнейшего использования (тем не менее остаются субъективные рассуждения о том, насколько конкретной или реалистичной должна быть цель). При формулировке цели можно воспользоваться и другим приемом – отнестись к ней максимально придирчиво и задаться вопросом, не провалится ли проект, если его цель будет достигнута в точном соответствии с ее формулировкой. Затем нужно подумать, а нельзя ли более точно сформулировать цель, нет ли какой-нибудь дополнительной, уточняющей информации.

Чтобы концептуальный документ приобрел какое-либо влияние, в нем должны быть консолидированы разноплановые идеи. Он должен впитать ключевые мысли исследователей, аналитиков, специалистов по стратегическому планированию и т. д. и стать лучшим выражением этих мыслей. Любая концепция будет считаться для команды неудачной, если понимание потребует от читателя проделать чуть ли не половину авторской работы.

По этой причине лучше всего отделить цели и директивы от всех вспомогательных аргументов и исследований, на основе которых велось планирование. Должно быть определено конкретное место (в виде простого веб-сайта), где можно будет легко отыскать все дополнительные доводы и материалы, что должно подстегнуть всех усердствующих (или скептиков) погружаться в глубины, не отраженные в самом концептуальном документе. Консолидация не означает, что материал должен быть преподнесен в виде нагромождения из случайных подборок справочной информации, она подразумевает наличие некой логической последовательности. При подаче материала должны использоваться единые шаблоны, форматы, или, по крайней мере, вся информация должна легко собираться в единый печатный том: не ради процесса как такового, а потому, что так материал будет легче читаться. Это заставит кого-то (желательно, главного босса) определить конкретное количество ссылок или первоисточников, с которыми должны быть ознакомлены все участники проекта. Указанное количество должно быть отличным от нуля, но в то же время оно не должно превышать пятнадцать или двадцать документов, статей или сообщений.

Вдохновению никогда не способствуют какие-либо поверхностные факторы (а оно, между прочим, необходимо даже весьма поверхностным людям). Чтобы войти в сознание людей, нужна абсолютно понятная, практически ценная задача, ожидающая своего решения, и команда, способная на ее решение и проявляющая к ней определенный интерес. Несмотря на то что в этом деле может помочь убежденность лидера и его умение оказывать влияние на людей, значение качества идей, заложенных в концептуальном документе, ничуть не умаляется. Если читателям концепции будет предложено ясное представление имеющихся возможностей и дан четкий план их реализации, появятся и люди, способные вдохновиться решением обозначенной проблемы. Программисты и инженеры имеют особенность черпать вдохновение в решении сложных технических проблем, но и в существующей практической задаче, которая должна решаться в рамках проекта, подобные сложности найти совсем не трудно. Каждый должен понять, что проект финансируется с целью решения определенной практической, а не только технологической задачи.