Скотт Беркун - Искусство управления IT-проектами

Рис. 4.2.Три уровня целей

Давайте в качестве примера возьмем некий проект создания корпоративного веб-сайта под названием «Гидра»:

• Концепция. Веб-сайт «Гидра» предоставит удобный доступ к большинству наиболее востребованных источников корпоративной информации (поиск, учет, инвентарь, внутренние ресурсы, перевозки) из единого места с использованием простого и понятного интерфейса.

• Общекомандные цели. Команда А будет отвечать за создание доступных и простых в применении систем поиска и учета. Команда Б будет отвечать за создание систем инвентаризации, учета внутренних ресурсов и перевозок.

• Индивидуальные цели. Фрэд (из команды А ) будет заниматься проектированием и разработкой всех функций, необходимых для поисковой системы. Майк (из команды Б ) будет курировать все работы по общему устройству веб-сайта и вырабатывать технические условия на создание интерфейса для «Гидры». Боб (из команды Б ) будет заниматься проектированием и разработкой всех функций, необходимых для учета внутренних ресурсов и перевозок.

Здесь прослеживается строгая наследственность сверху вниз: общекомандные цели происходят из целей проекта, а индивидуальные цели – в основном, из сферы целей общекомандных (наиболее важным исключением может стать индивидуальная потребность в обучении или профессиональном росте, которая не может быть удовлетворена в рамках проекта). Если все три уровня хорошо проработаны, станет заметной ежедневная работа всех участников проекта, каждый будет иметь мотивацию на выполнение работы, имеющей для него вполне определенный смысл и являющейся его непосредственным вкладом в реализацию всего проекта. На создание подобной структуры стоит потратить время. Благодаря ей возникает вполне естественный дух сотрудничества и упрощается управление проектом (см. рис. 4.2).

Этим трем уровням определения должны соответствовать различные документы (или, как минимум, различные обсуждения). Чтобы сохранить целостность концепции проекта, возглавить разработку общего концептуального документа должен руководитель группы или руководитель всего проекта. Затем он должен потребовать от руководителей разработки отдельных компонентов или частей проекта перевести общие указания в цели, относящиеся к их сферам ответственности, по возможности выделяя их них определенные темы и задачи. И наконец, рядовые исполнители должны обсудить со своими руководителями команд свои индивидуальные цели и сферы ответственности, вытекающие из общекомандных целей.

Поскольку первоисточником всех целей является основная концепция, руководитель всего проекта должен приложить немалые усилия именно к ее созданию, чем к выработке других первичных планирующих документов. Хорошая концепция должна отвечать пяти важнейшим характеристикам: она должна быть достаточно простой, целенаправленной, консолидирующей, вдохновляющей и хорошо запоминаемой.

Самое важное направление работы – это упрощение смысла проекта. Хорошая концепция должна предоставить ответы на основные вопросы и вооружить всех исполнителей инструментом для принятия решений в рамках их собственной работы. Хотя концепция вызовет и новые вопросы, но в количественном отношении их должно быть меньше тех, на которые уже даны ответы. На ранних стадиях работы над проектом его участники должны постоянно ссылаться на концепцию – при ведении дискуссий, в переписке по электронной почте и на совещаниях, – активно используя ее в качестве вспомогательного инструмента для принятия решений. Руководитель проекта должен внимательно отслеживать ход работы, стремиться уточнить и пересмотреть концепцию, с готовностью включая в нее ранее пропущенные вопросы, повышающие ее полезность для команды. Концепция не должна быть похожа на священную реликвию, заключенную в стеклянный футляр. Она должна больше походить на правила хорошей настольной игры, предоставляя разъяснения для всех ее участников, четко очерчивая границы дозволенного и быстро улаживая споры или налаживая взаимопонимание. Она должна быть потерта на изгибах и краях от постоянного использования и испещрена пометками на полях. Концепция должна быстро положить конец всем подготовительным переговорам и вселить в людей уверенность в успешном претворении проекта в жизнь.