Александр Смирнов - Внедрение проектного управления. Практическое руководство по созданию Проектного Офиса

Определите ключевые принципы управления проектами, проговорите и согласуйте их с Заказчиком и ключевыми стейкхолдерами, чтобы убедиться в том, что эти принципы не противоречат их ожиданиям, ограничениям, корпоративной культуре компании и так далее.

Пример, как могут выглядеть принципы управления проектами (выдержка из регламента управления проектами производственной компании), приведен ниже.

Принципы управления проектами:

– централизация полномочий по принятию всех оперативных решений и ответственности за достижение целей и решение задач проекта на уровне руководителя проекта;

– целостность и непротиворечивость проекта как временной структуры;

– согласованность взаимодействия участников команды проекта;

– регламентированность действий и коммуникаций участников проекта;

– работа в едином технологическом пространстве (проектный сервер);

– свободный информационный обмен внутри проектной команды;

– экономическая целесообразность проектной деятельности: задачей управления проектами является минимизация финансовых рисков и дополнительных/внеплановых затрат;

– формирование проектных команд по принципу «сбалансированной матрицы». Специалисты подразделений компании принимают участие в работе проектных команд на временной основе, в соответствии с планами проектов. При этом, оставаясь в административном управлении руководителей подразделений (ресурсных менеджеров), на время своего участия в проектах они переходят в функциональное управление РП в соответствии с Уставом проекта и планом-графиком проекта (при необходимости может быть выпущен дополнительный приказ по Компании);

– предварительное резервирование ресурсов на этапах инициации и планирования проектов при подготовке Устава проекта, разработки расписания и бюджета проекта, которые согласуются с ресурсными менеджерами и утверждаются Наблюдательным Советом;

– фокус внимания при управлении проектами и обсуждении их прогресса делается не на фиксацию достигнутых результатов, а на выявление/предупреждение любых отклонений от плана в перспективе. Все, что уже произошло и невозможно изменить – принимается к сведению;

– выделение дополнительных ресурсов санкционируется УК либо НС на основании аргументированного запроса руководителя проекта, согласованного Куратором проекта.

Иногда бывает полезно согласовать с Заказчиком некую концепцию Проектного офиса – синхронизировать ожидания. Ниже пример концепции для одного из проектов внедрения проектного управления.

Концепция проектного офиса компании *********

Проектный офис (РМО) – подразделение Компании. Руководитель проектного офиса напрямую подчиняется генеральному директору Компании. Сотрудники РМО – руководители проектов (РП). Проектный офис – единый центр управления проектами компании.

Цели РМО:

1. Организовать проекты компании в соответствии с отраслевыми и рыночными стандартами, адаптированными под специфику Компании.

2. Поддерживать и контролировать ключевые процессы исполнения проектов: планирование, управление рисками, проблемами, ожиданиями, изменениями, ресурсами, бюджетом.

3. Быть «фабрикой проектов»: создать и поддерживать единый ритмичный масштабируемый процесс исполнения проектов.

4. Достигать заданных руководством Компании параметров утвержденной рентабельности, сроков, удовлетворенности заказчиков, качества продуктов.

Для достижения поставленных целей РМО использует следующие подходы:

– нанимает руководителей проектов, квалификация которых позволяет достигать целей проектов и целей Компании;

– обучает руководителей проектов, помогая им расти профессионально;

– распределяет проекты между руководителями проектов в соответствии с их компетенциями;

– дает руководителям проектов инструменты управления проектами – методики, шаблоны, программное обеспечение;

– внедряет, адаптирует и развивает лучшие практики проектного управления в компании;

– контролирует исполнение проектов компании;

– обеспечивает руководство компании своевременными и качественными отчетами о статусе проектов;

– контролирует уровень компетенций РП, проводит их аттестацию;

– формирует портфель проектов компании и консультирует руководство по вопросам управления портфелем;