Ю. Чижова - Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Приведенное понятие Архивного фонда РФ является видовым и выступает в качестве элемента более широкого понятия – архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени, способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов – процедуры изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Архивные документы, составляющие Архивный фонд РФ, по форме собственности подразделяются на:

– архивные документы, относящиеся к государственной собственности (федеральной и государственной собственности субъектов РФ);

– архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности;

– архивные документы, относящиеся к частной собственности.

Исходя из статуса, масштаба и направлений деятельности организации, что определяется ее правоустанавливающими документами, устанавливается и форма собственности документов с целью распределения их по сети государственных или муниципальных архивов.

Государственные органы и организации федерального уровня являются источниками комплектования федеральных государственных архивов; государственные органы и организации субъекта РФ – государственных архивов субъектов РФ; органы местного самоуправления и муниципальные организации – муниципальных архивов. Данное ранжирование относится как к государственным (муниципальным) организациям, так и негосударственным, ведь последние все равно являются потенциальными источниками комплектования.

Передача архивных документов, находящихся в собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, в собственность РФ, других субъектов РФ и (или) муниципальных образований осуществляется в соответствии с законодательством РФ, законодательством субъекта РФ, муниципальными нормативными актами.

В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта РФ и муниципальной собственности.

Особенности гражданского оборота документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, определены в ст. 11 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Под архивом понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [4, ст. 3]. По смыслу действующего законодательства архивы могут быть государственными, муниципальными и частными.

Государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ (федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта РФ (государственный архив субъекта РФ), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Действующее законодательство возлагает на государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения.