Ю. Чижова - Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Специалисты архива медицинской организации являются «мостиком» между делопроизводственной и архивной сферами и как никто другой должны понимать, что все ошибки, допущенные в процессах оформления и упорядочения документов на одном участке, проявятся на последующих этапах работы с документами. Задача специалиста архива – не допустить этого, оказывая методическую помощь медицинскому персоналу, работникам регистратуры и службы документационной организации управления (ДОУ), а также исправить ранее допущенные ошибки. Необходимо четко представлять, что все методические приемы работы с документами имеют единую научную базу. При хранении документов должен соблюдаться полный порядок, это позволит обеспечить их качественное информационное использование и, при необходимости – передачу на государственное или муниципальное хранение.

Специалист архива обеспечивает эффективное управление архивными делами (документами); внедряет лучшие технические разработки и новейшие технологии в обеспечение эффективного управления архивными делами (документами).

Профессия «Специалист архива» зарегламентирована профессиональным стандартом [18], в котором прописаны трудовые функции и трудовые действия специалиста, а также те знания и умения, которыми он должен обладать для их успешного выполнения.

Трудовыми функциями специалиста архива – любого, не только медицинского – являются: организация постоянного хранения архивных дел (документов); комплектование архивными делами (документами) архива; учет архивных дел (документов); организация использования архивных дел (документов); хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) временного хранения.

Для того, чтобы работать специалистом архива, не обязательно иметь профильное образование, например, по программе подготовке специалистов среднего звена. Для занятия этой должности достаточно иметь, как минимум, любое непрофильное среднее профессиональное образование (СПО) и к нему обязательно получить дополнительное профессиональное образование – по дополнительной профессиональной программе в сфере деятельности; пройти обучение мерам пожарной безопасности [7] и обучение с проверкой знаний требований охраны труда [9]. Опыт практической работы не обязателен.

Все процессы научно-технической обработки документов на стадии документационного обеспечения управления, в архиве организации, государственных или муниципальных архивах находятся в логической взаимосвязи, используя принципы и научные методы, определенные в архивоведении.

Архивоведение является сформировавшейся комплексной научной и учебной дисциплиной. В современном архивоведении объектом изучения является архивное дело.

Ранее ученые выделяли две общественные функции архивного дела:

– хранение необходимой обществу ретроспективной информации;

– обеспечение общественных потребностей в этой информации.

Ретроспективная документная информация – это документная информация, созданная в прошлом, но единственно трудным моментом является определение самого прошлого, в какой момент оно начинается. Как трудно дать определение «кучи» – с какого количества ее составляющих она начинается, так трудно дать точное определение «ретро». Исходя из практической деятельности организаций, можем условно отнести к «ретросодержащим» документы, оконченные делопроизводством и перешедшие в стадию архивного хранения.

В настоящее время выделяют четыре генеральных направления в области архивного дела: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Таким образом, архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая правовые, теоретические и методические вопросы «науки об архивах».

И как всякая наука, архивоведение имеет свою специальную терминологию, которая применяется во всех нормативных и правовых документах, регулирующих архивное дело.

Основные понятия, используемые в области архивного дела, устанавливает национальный стандарт России – «ГОСТ Р 7.0.8—2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [25]. Приведенные в стандарте определения не являются жесткими, поэтому в разных научных и нормативных изданиях можно встретить те же определения, только несколько видоизмененные для целей того или иного издания.