Олег Цымбалов: Финансовый контроль для собственника. как гарантированно повысить прибыль бизнеса и выгодно вложить свободные деньги

Хотя Лена постоянно работала в Экселе, она не использовала даже самых простых его возможностей. Например, чтобы ускорить её работу, я сделал отчет с функцией ВПР. Лене оставалось только аккуратно вставить данные, после чего файл сам собирал все затраты по каждому продукту. С его помощью Лена стала считать себестоимость не за три дня, а за час.

Вскоре она поехала отдыхать в Турцию. Когда она вернулась, то сказала мне – «Олег, первые три ночи в отпуске мне снилась функция ВПР».

Компьютеры всегда будут лучше людей складывать тысячи цифр. Сейчас и компьютеры, и программы для финансового учета стоят дёшево и работают очень быстро. А роль финансистов и бухгалтеров – уже не в том, чтобы долбить цифры с утра до вечера. Наша задача – правильно настраивать компьютерные системы , а потом следить за их работой.

Поэтому у всех клиентов я в первую очередь переношу все цифры в единую базу данных. Только после этого я начинаю анализировать, что происходит в бизнесе. Это самый быстрый и надежный способ отловить ошибки в учете.

Мы познакомились с Сергеем через моего друга. Сергею принадлежала компания, делавшая «авторское» пиво. Ему становилось все сложнее контролировать деньги в бизнесе, и он попросил меня навести порядок в финансах.

Я начал с проверки продаж компании, потому что хотел убедиться, что они реальны . Для этого я посмотрел, как быстро покупатели оплачивают отгруженное им пиво.

Я заметил, что один покупатель (назовем его ООО «Мутное») давно ничего не платил. У него была отсрочка платежа 30 дней, а его долг висел уже полгода.

Сергей не знал об этом. Он следил только за тем, чтобы его менеджеры по продажам выполняли план. А поскольку продажей считалась не оплата пива, а отгрузка , долги покупателей никто не контролировал.

Я стал выяснять, что происходило с ООО «Мутное». Оказалось, что оно – банкрот, а его владелец уехал жить в Испанию. Получить с этой компании долг в 9 миллионов рублей так и не удалось. Поэтому реальная прибыль Сергея оказалась на 9 миллионов меньше, чем в его управленческой отчетности.

Как я узнал, что у Сергея была проблема с ООО «Мутное»? Я смотрел не только отчет о прибыли (где отражались продажи компании), но и другой финансовый отчет – баланс . В нем указывалось всё, что принадлежало компании Сергея, включая долги за пиво.

Всем покупателям Сергей давал отсрочку платежа 30 дней. В то же время, продажи Сергея за предыдущий месяц были 36 миллионов. Если бы все покупатели платили вовремя, то их долги примерно равнялись бы этой сумме. Ведь за пиво, отгруженное ещё раньше, они уже должны были рассчитаться.

А долги покупателей составляли 50 миллионов. Это значило, что кто-то из них платил с большим опозданием и мог не заплатить вообще. Так и получилось с ООО «Мутное».

Чтобы предотвратить такие проблемы в будущем, я запрограммировал в бухгалтерской программе Сергея отчет. Он показывал долг на начало месяца, продажи, оплаты и долг на конец месяца по каждому покупателю. Если у покупателя за месяц были отгрузки и оплаты, значит, он был «живой». Если же он ничего не платил, то с ним могли быть проблемы.

С помощью этого отчета через несколько месяцев мы вычислили ещё одного проблемного покупателя (назовем его ООО «Кидалово»). Как только отчет показал, что покупатель не платит уже месяц, мы стали выяснять, в чем проблема. Оказалось, что это мошенническая контора, и поэтому мы сразу подключили коллекторов. Поскольку долг был свежим, коллекторы смогли получить три миллиона рублей из пяти. Учитывая, что обычно в таких случаях удается получить копейки (или вообще ничего), это был неплохой результат.

Теперь Сергей был уверен, что цифры продаж близки к реальности, и что долги его покупателей под контролем.

Баланс — очень полезный финансовый отчет для собственника. В нем видно то, чего не заметишь в отчете о прибыли. Он помогает собственнику задать правильные вопросы , один из которых «Все ли должники заплатят мне?» Именно он и заставил меня разбираться с ООО «Мутное».

Баланс позволяет сделать это, потому что бухгалтерский учет основан на двойной записи . Представьте, что у Сергея в компании есть два «бухгалтера» – Дебет и Кредит. Они записывают все операции в бизнесе Сергея, но каждый – на своем языке . Благодаря этому собственник всегда может посмотреть на происходящее в его компании с двух точек зрения .