Олег Цымбалов: Финансовый контроль для собственника. как гарантированно повысить прибыль бизнеса и выгодно вложить свободные деньги

Кстати, через полгода в Shine села батарейка, и у меня не было времени её поменять. Уже через несколько дней я стал ложиться позже. А поскольку у меня не было точных цифр , мне казалось, что все нормально. Ну, недоспал немного сегодня – наверстаю завтра. А на следующий день я опять ложился поздно. Через две недели я понял, что так дальше не пойдёт. Я специально выделил время и съездил за новой батарейкой. И тогда я снова стал ложиться вовремя.

В бизнесе то же самое – если собственник отслеживает в нем важные цифры, то зарабатывает больше . А как только он перестает следить за цифрами, его бизнес начинает приносить меньше. И самая главная цифра, которую нужно правильно замерять – это прибыль компании. Ведь любой собственник начинает свой бизнес, чтобы зарабатывать деньги. А прибыль показывает, насколько успешно он это делает.

В отличие от продолжительности сна, посчитать прибыль компании непросто. На примере трех моих клиентов я покажу, как сделать это правильно.

Я познакомился с Михаилом в клубе предпринимателей. Он выступал там и рассказывал, как создал свой бизнес – сеть аптек в Москве. Когда Михаил узнал, что я налаживаю собственникам финансовый контроль, его это заинтересовало. Через несколько дней мы встретились снова и он рассказал мне о своей проблеме.

Он считал, что в его компании кто-то ворует. Дело было в том, что Михаил не мог забрать из бизнеса всю заработанную прибыль. На бумаге она была, но свободных денег, чтобы выплатить её, не хватало.

Михаил спросил меня, можно ли это проверить. Я предложил ему заново сделать управленческую отчетность за прошлый год и сравнить её с тем, что насчитала его главный бухгалтер. Он согласился и я приступил к работе.

Главный бухгалтер вела управленческий учет так же, как и большинство бухгалтеров – сумбурно. У нее была куча файлов в Экселе, куда она вбивала цифры, посчитанные на калькуляторе. Поэтому было трудно проверить, насколько эти цифры правильны.

По данным главбуха выходило, что за прошлый год Михаил заработал 60 миллионов рублей, однако она могла выплатить ему только 45. Она сказала мне, что и сама не понимает, как так получилось. И где искать эти деньги, она не знала.

Проблема была в том, что главный бухгалтер не вела учет в единой базе данных . Я видел это много раз, и на такой случай у меня была собственная база данных в Экселе. С её помощью я быстро собирал информацию клиента из разных источников. Так я поступил и в тот раз.

У Михаила было с десяток юридических лиц, на которые были оформлены аптеки. Я взял цифры их доходов и расходов и закачал в свою базу данных. Теперь у меня были данные в электронном виде в одном месте , и я мог легко увидеть, что происходило в каждой аптеке. База данных выбирала из десятков тысяч цифр нужные и мгновенно выдавала их в виде понятного короткого отчета.

Ничего подобного в компании раньше не было. Когда Михаил хотел посмотреть прибыль за месяц, главный бухгалтер приносила ему «простыню» (6 склеенных листов бумаги). В её отчете было 40 статей расходов – от миллионных вроде зарплаты до копеечных типа бумаги для принтера.

Михаил не знал, что делать с этими «простынями» – он просто тонул в море цифр. А с помощью моей базы данных он впервые смог увидеть свой бизнес «с высоты птичьего полета». Теперь он знал, сколько денег приносит каждая аптека и компания в целом.

Когда мы стали анализировать эти цифры, то выяснилось, что главный бухгалтер забыла внести расходы на 15 миллионов рублей. Поэтому компании и не хватало денег на выплату дивидендов Михаилу.

Дело было не в воровстве, а в неорганизованности главного бухгалтера.

Для того, чтобы прочувствовать мощь компьютеров в финансовом контроле, не обязательно ставить у себя SAP за миллион долларов. Для этого достаточно даже такой простой и распространенной программы, как Эксель. Главное, уметь ею пользоваться .

Однажды у меня был такой случай. Я налаживал учет у Сергея, о котором я расскажу позже. Его компания выпускала несколько брендов пива в разной упаковке (в бутылках, банках и 30-литровых кегах). Сергею нужно было знать, сколько стоит произвести каждый продукт.

У него в бухгалтерии была специально обученная девушка (назовем её Лена), которая отвечала за этот расчет. Каждый месяц она три дня подряд забивала стоимость бутылок, этикеток, солода, хмеля и десятков других материалов в огромный экселевский файл. Затем она вручную складывала кучу цифр и получала себестоимость каждого продукта. Это было трудно, долго и ненадежно. Когда я перепроверил её расчеты, то нашел несколько ошибок.