Маартен Ваннесте - Архитектура делового мероприятия. манифест

При строительстве небольшого склада за полмиллиона долларов любая международная организация будет работать по строгим процедурам, тщательно подойдет к выбору архитектора и строительной компании. При затратах на деловое мероприятие в два раза или более, ни один из этих принципов правильного и рачительного управления не соблюдается.

Мне только предстоит познакомиться с инициатором делового мероприятия, у которого была бы методология для построения мероприятия или процедуры по улучшению содержательной части. Инициатор деловых мероприятий – это временная работа, поэтому как можно винить их в этом?

Инициатор деловых мероприятий – это временная работа

Мой опыт показывает, что как только инициаторы делового мероприятия понимают, что могут получить какое-то содействие, они оставляют свою гордость и с радостью принимают всю возможную помощь. Инициаторы делового мероприятия примут помощь, если увидят структурированный, грамотный и системный подход к построению делового мероприятия, основанного на его целях.

Мне еще не встретился тот инициатор делового мероприятия, у которого все цели его мероприятия были бы расписаны в должном порядке. Большинство инициаторов могут устно описать цель мероприятия – единственную, не множественные. Я знаю, что цели делового мероприятия всегда многообразны, но остаются незамеченными и неизвестными. Пара часов, проведенных в организованно мозговом штурме, позволяет большинству инициаторов обнаружить гораздо больше целей, тех, о которых они никогда не подумали бы. Инициаторы деловых мероприятий нуждаются в помощи.

В чьей? Вот вопрос. Нет никого, кто обладал бы всем знанием и навыками, не говоря уже о наличии стандартизированного процесса, который можно было бы применить к организации в целом. Когда я говорю об этом, некоторые участники, например, ведущие координаторы или профессиональные организаторы конференций, говорят, что это их работа, но при этом соглашаются со мной, что не обладают всеми знаниями для того, чтобы выполнять эту работу профессионально. Я изучаю и работаю над этой темой уже несколько лет и убежден, что едва ли затронул 10% всего того, что существует на самом деле. Необходимо провести массу исследований, просто чтобы обнаружить и собрать все имеющиеся знания и инструменты, которые возымеют эффект. После этого необходимо изучить этот материал, и только затем могут появиться профессионалы, которые будут помогать инициаторам деловых мероприятий контролировать содержание своих деловых мероприятий.

Теперь о том, как нам приходится наблюдать модель странного и чрезмерного расходования средств. Сравним два случая, свидетелем которых я был лично. Одна группа состояла из 950-ти высокопоставленных военных сотрудников, а другая – из 120-ти менеджеров по продукции и сотрудников отдела маркетинга фармацевтической компании.

4 900% разницы

Координатор делового мероприятия для группы из 950 человек тратит 5 евро в день на человека на все: аудиовизуальные услуги, производство, ИКТ и т. п.

Инициатор делового мероприятия для меньшей группы тратит 250 евро на человека в день, включая декорации, приветственное видео, идеальный набор аудиовизуального оборудования, лучшую технологию для презентации, эффектный свет, замечательную поддержку для спикеров, фасилитацию и так далее. Разница по затратам колоссальна – 4 900%, тем не менее, оба инициатора считают, что хорошо справляются со своей задачей.

Интересное наблюдение в этом случае вот какое: обе группы проживают в одном и том же пятизвездочном отеле в Лондоне, и тратится от 300 до 400 евро на человека в день на пакет участника, питание и гостиничный номер. Обе стороны понимают значение соответствующего уровня гостеприимства для деловых мероприятий, но колоссально расходятся в подходе к разработке и обеспечению целей своего делового мероприятия.

Расчет стоимости на человека в день – это не то, что касается содержательной стороны делового мероприятия. Приветственное видео стоит 5 000 евро и его, как правило, не делят на 120 участников. То, что относится к гостеприимству, калькулируется, предлагается и рассчитывается на одного человека как стоимость за авиабилеты, номер и питание.

Если мы назовем содержание делового мероприятия мозгом делового мероприятия (обучение, нетворкинг и мотивация, в основном, относится к мозговой деятельности), а гостеприимство назовем телом (поездки, ночевки и еда относятся, по большому счету, к функциям тела), то можно проанализировать ресурсы, которые мы отводим телу и мозгу на деловом мероприятии. Для конкретного делового мероприятия, или конкретной компании или ассоциации, баланс будет достигаться на определенном уровне, который подходит этому мероприятию и этой организации.