Михаил Рыбаков - Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум

3. Затем – поддерживаете созданный порядок и чистоту.

4. Создаете и применяете разумные стандарты.

5. Приучаете людей точно выполнять установленные правила. И совершенствуете стандарты по мере необходимости.

Пункты с 1 по 3 – очевидны. Как учат детей, «надо вещи убирать – не придется их искать» [300]. «Секрет» тут один: действительно это делать.

Пунктам 4 и 5 посвящена бóльшая часть этой книги.

Регулярное применение 5S творит чудеса. И не только в бизнесе.

Например, в Монтессори-школе [301] , где учится наша дочка, есть такое правило: все вещи детей, которые к окончанию учебного дня лежат не на своих местах (подписанных полочках и шкафчиках), объявляются «потеряшками». Живут несколько дней в специальной коробке у выхода – за это время хозяин может вспомнить про свою вещь и вернуть ее на место. Если этого не произошло, «потеряшки» выбрасывают. Дети к этому привыкли – для них это стало естественным. Теперь в детских вещах порядок не только в школе, но и дома.

А как обеспечить порядок на рабочих столах в офисе? Нужно – всем договориться. И потом несколько раз решительно выкинуть кружки сотрудников с заплесневелым лимоном и другие подобные «артефакты»…

На производстве лучше начинать с поддержания чистоты станков и туалетов. По цепочке это влияет на всю культуру производства и компании в целом.

Как и когда вы примените 5S в своей компании?

Описать, стандартизировать процессы – дело полезное. Теперь они будут выполняться стабильнои наилучшим образом.

Но можно идти дальше и улучшать процессы.

Для начала – на основе здравого смыслаи опытавашей команды. Собирайте « низковисящие плоды». Именно такой подход описан в главе «Эволюция». Это длится до нескольких лет. Пользы от закрытия «дыр» – много.

Однако рано или поздно вы решите все очевидные проблемы в бизнесе. Наступит время других методовулучшения. При этом эволюционный подход к изменениям останется в силе.

Исправляйте типичные ошибкив процессах (встречаются в любой стране и отрасли):

• Общая сложность и запутанность процесса.

• Лишние, неэффективные шаги.

• Проблемы на стыкахподразделений и отдельных людей.

• Недостаточный контроль.

• Избыточный контроль, в том числе «вертикальные колодцы». Посмотрите на руководителя процесса, ответственных по шагам, исполнителей в шагах. Если там руководители подразделений, а особенно топ-менеджеры – это и есть «вертикальный колодец».

Избавляться от «вертикальных колодцев» лучше постепенно, меняя не только схемы процессов, но и культуру компании.

Полезно внедрить горизонтальный контроль.

• Несовпадение модели процесса и его реального воплощения в жизни.

Направления, источники идейдля развития процессов:

• Новые цели, поставленные собственниками. Или недостижение прежних целей.

• Бизнес теряет свои позиции.

• Новые возможности и угрозы.

• Требования клиентов.

• Требования поставщиков.

• Новые идеи по улучшению у вашей команды.

• Анализ работы конкурентов, и не только.

Самое лучшее – организовать регулярную системную работу по улучшению бизнеса, повышению его жизнеспособности и эффективности.

Развивайте бизнес с умом. Не гоняйтесь за новинками, не ведитесь на управленческую моду. Но и не становитесь ретроградом. Рекомендую изучать и внедрять действительно базовые, фундаментальные вещи, которые будут работать и через сотни лет. Процессный подход – одна из них. Ведь он отражает природу вещей, устройство этого мира.

Полезно намечать четкие целипо улучшению процесса, например по сокращению сроковвыполнения, уменьшению количества дефектов, снижению себестоимостии ресурсоемкости, повышению удовлетворенностиклиентов, повышению конверсии, упрощениюи т. д.

Не беритесь одновременно улучшать все параметры процесса – увязнете. Развитие всегда идет по спирали. На каждом ее витке занимайтесь одним параметром – самым важным на этом этапе.

При улучшении процессов для начала достаточно ощущений, что новая версия лучше прежней. Однако рано или поздно лучше перейти к статистическимметодам. И выполнять цикл: