Михаил Рыбаков - Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум

Теперь я понимаю, что надо было собирать не всех, кто связан с темой, а своего рода мини-Штаб. Который сам не имел бы всей компетенции в этом вопросе и прорабатывал бы отдельные сюжеты с разными приглашенными ключевыми людьми.

На отдельные встречи группы вы можете приглашать людей, которые не входят в нее постоянно. Например, опытного специалиста, который знает нюансы работы. Внутреннего клиента процесса или конкретного шага. А порой и внешнего. Или поставщика.

Руководитель группы

Это и есть архитектор: бизнес-процесса, стратегии, оргструктуры и т. д. Как правило, это руководитель данной области в компании, но не обязательно. Например, коммерческий директор, руководитель производства, ведущий юрист и т. д.

Важно, чтобы он не вырабатывал решения единолично, а координировалработу группы. Его задача – не делать за других, не показывать, какой он умный и т. д. А организовать работу людей так, чтобы они вместе качественно решили задачу, стоящую перед группой.

Консультанты

То есть мы. По опыту многих компаний, профессиональная помощь в проекте изменений очень важна. Позволяет дойти до цели. Сэкономить годы, которые иначе тратят на блуждание по граблям впотьмах. А также деньги, силы и нервы.

Как правило, между сессиями с нами общаются Заказчик изменений и Руководитель проекта. Задают вопросы, присылают свои наработки, делятся сомнениями, спрашивают совета. Получают поддержку.

Предположите, кто в вашем бизнесе может играть описанные выше роли. Обсудите кандидатуры с совладельцами.

Хотя в любом случае это лишь предварительные прикидки. До стартовой стратегической сессии невозможно достоверно предсказать, как кто проявит себя в изменениях.

Решите, кто из собственников хочет курировать проект изменений.

Штаб управляетпроектом изменений: планирует работу, координирует рабочие группы, помогает им методически и т. д. Поддерживает деятельность по улучшению бизнеса своим авторитетом: зачастую в Штаб входят высшие руководители компании.

Рабочие группы решают задачи, которые стоят перед ними.

Когда группа считает, что готова, показывает Штабурезультаты своей работы.

Происходит обсуждение, по итогам которого Штаб утверждает результат группы или отправляет на доработку. Лучше, чтобы Штаб встречался с группой очно, а не только получал результаты через компьютер (электронная почта, сервер и пр.). Важно личное обсуждение глаза в глаза, а не формальная переписка.

Участники Штаба смотрят на представленные решения с нескольких сторон:

• Насколько они разумны, эффективны и вообще полезны для бизнеса.

• Стыкуются ли с результатами работы других групп, другими подсистемами и стандартами компании.

• Соблюдена ли методология.

• Согласуются ли они с ценностями и принципами компании, ее ключевых лиц, традициями и корпоративной культурой.

В некоторых компаниях такое совещание называют защитой – как будто это диплом или курсовая работа в институте. Лучше не использовать это слово: оно задает не тот настрой, который нужен. Цель защиты – «отбиться» от нападения. А здесь нужно с разных сторон обсудить результаты группы, преимущества и риски новой схемы работы.

«Презентация» – тоже не совсем точно. На презентации ведущий рассказывает слушателям о своем продукте, убеждает купить. Здесь – иначе. Да и вообще слово «презентация» не русское, а значит – работает слабее [368].

Если Штаб принял на своем уровне результаты работы группы, нужно утвердить их у Заказчика. По крайней мере ключевые бизнес-процессы компании и другие важные архитектурные решения. Постепенно, по мере получения командой успешного опыта, Заказчик может передавать Штабу свои полномочия, оставляя за собой все более узкий круг вопросов. Однако некоторые из них не нужно делегировать никогда.

Порой во взаимодействии Штаба и рабочих групп случаются две крайности.

• Группы выносят на Штаб еще сырые, слабо проработанные решения. И тогда Штаб тратит много времени на их рассмотрение и критику с последующей переработкой в группе. Так повторяется много раз.

• Это перегружает Штаб неэффективной работой. А также приводит к разочарованию участников групп: «Что мы ни делаем – все их не устраивает».