Михаил Рыбаков - Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум

Собственник был очень удивлен моему предложению. Он-то планировал назначить на эту роль коммерческого директора.

Но мое предложение принял. Мы оказались правы. Дама успешно руководила проектом, сильно выросла над собой в ходе этой работы.

Часто встает вопрос: назначить руководителя проекта сверху или спросить, кто хочет. Как вы думаете?

Наверное, вы уже догадались: конечно, лучше узнать мнения людей. Мы часто предлагаем Заказчику в конце стартовой стратегической сессии задать людям такой вопрос. Обычно человека два-три поднимают руки. Хорошо, если желающих несколько – есть из кого выбирать.

Мы всегда предлагаем кандидатурыиз вашей команды. И в большинстве случаев оказываемся правы. Помогают опыт в управлении изменениями и хорошее психологическое образование.

Итоговое решение, конечно, за Заказчиком.

Нередко бывает, что тот, кого вы наметили на руководителя проекта, сомневается. Смогу ли? Хватит ли времени?

Это хороший признак. Значит, кандидат действительно понимает всю важность будущей роли, взвешивает за и против, пытается найти время в своем плотном графике.

Конечно, это тема для личной доверительной беседы с глазу на глаз. Только вы (главный собственник) и кандидат на роль «главного архитектора». Вопрос дюже важный – почти как назначение наемного генерального директора с широкими полномочиями.

Штаб проекта

Я не сторонник армейской темы, но это название прижилось, оно точно отражает суть [366].

Конечно, управлять проектом и отвечать за него должен один человек. Однако ему нужна команда, совещательный орган, чтобы принимать более объективные решения. Да и не хватит у руководителя времени и внимания на все задачи, если он будет один. Ведь помимо проекта изменений он выполняет текущую работу.

Обычно Штаб – это 3–4 человека, включая руководителя проекта. Хорошо, если в Штаб входят начальники основных подразделений. Хотя, опять же, в Штабе могут быть не только большие боссы, но и управленцы среднего звена, ключевые специалисты.

Требования примерно как к руководителю проекта, хотя планка пониже.

Вот здесь энтузиастам, болеющим за развитие бизнеса – самое место! Тут они смогут применить свою энергию на благо компании. Им это тоже принесет пользу.

Кстати, участниками Штаба могут стать те, кто хотел руководить проектом изменений, но вы не выбрали их на эту роль.

Порой Штаб по составу совпадает с каким-то другим управленческим органом компании. Например, эти же люди принимают участие в еженедельной планерке у директора. Однако Штаб и планерка – разные структуры с разными целями и задачами, разным временем для встреч и т. д. Не нужно смешивать все в одну кучу.

Рабочие группы

Именно они решают конкретные задачи по развитию бизнеса. Описывают процессы, предлагают улучшения, тестируют, доводят процесс до устойчивой рабочей версии – более эффективной, чем прежняя. Они же готовят массовое внедрение улучшенного процесса.

Группа может заниматься не только бизнес-процессом, но и, к примеру, разработкой ви́дения компании, созданием стратегии, анализом конкурентов, улучшением оргструктуры и т. д.

Под каждую задачу создается отдельная группа. Одна группа – одна задача.

Группа – явление вре́менное. Она работает до достижения поставленной цели, после чего заканчивает свою деятельность.

Напомню, что в группу нужно включить всех ключевых людей, причастных к теме ее работы. Наш опыт показывает, что если вы забудете хотя бы одного такого человека – получите потом его сильное сопротивление: явное или скрытое. Придется перерабатывать решение, что приводит к пустым затратам времени и сил, разочарованию команды.

Размер группы – до 8 человек, оптимально – около 5. Если больше, то по психологическим законам она начинает разделяться на подгруппы [367], медленно движется вперед, буксует.

Лучше, если костяк группы будет постоянным, иначе команда не сложится.

Руководитель в крупной компании.Мы реально на этом споткнулись. Как раз в том случае, когда «как есть» описывать было нечего, оказалось, что ключевых людей, имеющих отношение к данной теме, сильно больше десяти (видимо, это одно из проявлений бардака). Группа всегда собиралась в новом составе (сегодня не пришли одни, завтра другие), но при этом каждое заседание было слишком многолюдным для полноценной работы.