Максим Горбачев - ОТКАТ-2. Особая Техника Клиентской АТтракции

2. Затем рассчитываются объемы закупок и стоимость отдельных видов сырья и материалов (товаров) с учетом планируемого объема продаж и закупочных цен на бюджетный период. Стоимость сырья и материалов (товаров) указывается с учетом среднерыночных цен по результатам ценового мониторинга предложений на рынке. Если ожидается, что внутри бюджетного периода произойдут изменения стоимости сырья, материалов, товаров (инфляция, сезонные колебания), то необходимо в соответствующем месяце бюджетного периода скорректировать затраты на закупки. При планировании объемов закупки необходимо учитывать страховой (переходящий) запас сырья и материалов (товаров) (табл. 13).

Таблица 13 Примерный формат бюджета закупок товаров для торговой компании [25]

3. После определения объемов и стоимости закупки необходимо сформировать график расчетов с поставщиками с учетом существующих условий поставки.

4. В заключение – контроль исполнения бюджета закупок и внесение ежемесячных корректив.

Для того чтобы бюджетирование закупок стало надежным инструментом борьбы с откатами, необходимо регулярное проведение ценовых мониторингов и конъюнктурного анализа отделом маркетинга. В противном случае ситуация в закупках будет выглядеть так: «сами планируем закупочные цены и сами закупаем по установленным ценам».

Тендеры

Тендеры (конкурсные торги) – наиболее распространенный способ выбора поставщика с самым выгодным предложением. Проведение тендера позволяет не только минимизировать использование закупщиками откатных схем, но правильно оценивать рыночную ситуацию, выбирать предложения, содержащие лучшие условия. Тендер в форме открытого конкурса подразумевает участие максимального количества поставщиков.

Рассмотрим более подробно схему проведения тендера (рис. 12), а также наиболее часто встречающиеся на разных этапах нарушения со стороны купленных закупщиков и способы противодействия им.

Рис. 12.Схема проведения тендера

Подготовка тендера. На этом этапе необходимо провести подготовительную работу по разработке локальных нормативных документов (положение о закупках организации, регламент закупок, типовая конкурсная документация и методические материалы для закупщиков, приказ о создании конкурсной комиссии), технического задания и критериев определения победителей, конкурсной документации к данному тендеру.

Наиболее часто встречающееся нарушение – разработка техзадания с учетом технических характеристик продукции конкретного поставщика. Например, при закупке копировальной техники в спецификации указывается торговая марка одного из производителей, что естественно сводит тендер к закупке из единственного источника. Бороться с подобным нарушением можно, запретив указывать в техническом задании торговые марки, а также характеристики, присущие только продукции конкретного производителя. Есть и другой способ изначально выставить заведомо невыполнимые условия поставки. Например, при закупках сложного медицинского оборудования был выставлен нереальный срок поставки в две недели, хотя заказывать эту технику у зарубежного производителя нужно за три месяца до момента поставки. Когда в конкурсе победила фирма, близкая к региональному Министерству здравоохранения, то через некоторое время ею было получено письмо от главного врача больницы с просьбой перенести поставку техники на четыре месяца в связи с неготовностью помещения к монтажу.

Приглашение к участию в конкурсе. В отличие от государственных заказчиков, обязанных публиковать объявления о проведении конкурса в специализированных СМИ, коммерческая организация самостоятельно выбирает каналы информирования поставщиков. Нередко извещения о тендере высылаются компаниям, которые внесены в базу (список) потенциальных поставщиков по закупаемой группе товаров, или размещается на сайте организации. Поэтому основное злоупотребление на этом этапе заключается в том, что специалист по снабжению просто не приглашает на конкурс компании, которые могут составить конкуренцию «своему» поставщику. Нейтрализовать данное нарушение можно путем регулярного обновления базы (списка) потенциальных поставщиков, а также установления минимального количества участников конкурса. Например, при закупке автотранспорта число участников тендера должно быть не менее пяти, при этом двое должны быть приглашены впервые. Иногда нарушение на этом этапе организации конкурса выражается в задержке рассылки извещения ряду поставщиков. В результате «своя» компания может лучше подготовиться к конкурсу, а некоторые поставщики откажутся от участия из-за «горящих» сроков предоставления заявки. Избежать подобного нарушения можно, если возложить обязанности по рассылке документации на секретаря или офис-менеджера. Читать дальше