Максим Горбачев: ОТКАТ-2. Особая Техника Клиентской АТтракции

Так как процедура проведения тендера (открытого конкурса) трудоемка и затратна для компании-организатора, обязательно нужно определить минимальную сумму закупки, при которой организация тендера будет экономически целесообразна по сравнению с другими способами закупки. Так, например, в государственных закупках (согласно закону № 94-ФЗ) максимальным порогом для проведения закупок через запрос котировок является сумма в 250 тысяч рублей. В ряде случав громоздкость и «продажность» «бумажных» тендеров позволяет компенсировать использование интернет-технологий в сфере закупок. О них мы и поговорим в следующем разделе.

Использование интернет-технологий в сфере закупок исключает вероятность сговора представителей покупателя и продавца, устраняя возможность личных контактов между участниками сделки. Пример подобного решения – система электронных торгов (электронная торговая площадка).

Каким же образом реализуется преимущество системы электронных торгов? Для того чтобы представить основной принцип работы, нужно разобраться с традиционной системой закупок на отечественных предприятиях. В упрощенном виде она выглядит следующим образом (рис. 13). Подразделения компании формируют заявки на закупку необходимой продукции и передают их в отдел закупок. Отдел снабжения сравнивает заявки со складскими запасами, определяет необходимый объем закупок, перечень закупаемой продукции и формирует план закупок. Затем отдел снабжения (каждый специалист по снабжению в соответствии со специализацией) осуществляет анализ рынка и поиск поставщиков (если это необходимо), либо запрашивает коммерческие предложения от известных ему поставщиков. По результатам анализа предложений и дополнительных переговоров с поставщиками составляется конкурентный лист, который передается руководителю для принятия решения о заключении договора с тем или иным поставщиком.

Рис. 13.Традиционная система закупок на отечественных предприятиях

Закупки с использованием системы электронных торгов (рис. 14) позволяют исключить из процесса этап взаимодействия специалистов по снабжению с поставщиками путем передачи функций обслуживания процесса сбора и обработки информации оператору системы (IT-подразделению или внешней организации). В результате процесс закупок становится прозрачным, и возможность злоупотребления специалистов по снабжению своим служебным положением для получения откатов от поставщиков исключается. То есть все коммерческие предложения поставщиков по каждому тендеру учитываются в системе, без возможности удаления или искажения информации. При этом поданная информация является закрытой для всех участников торгов до момента объявления о его завершении. Таким образом, достигается чистота проводимых конкурсов, а также экономия на накладных расходах отдела снабжения (сокращение длительности телефонных переговоров, снижение расходов на картриджи и бумагу, используемых для получения и отправки факсов, сокращение трудозатрат сотрудников на подготовку сделки).

Рис. 14.Закупки при помощи системы электронных торгов

Для функционирования системы необходимо создать специализированное подразделение (оператор системы) в рамках IT-департамента компании или передать данный процесс на аутсорсинг независимой компании-оператору, что позволяет еще более снизить влияние «человеческого фактора» на закупочный процесс.

Основное ограничение системы электронных торгов – ее использование только при закупке стандартизированных (с измеримыми и легко описываемыми характеристиками) и небрендованных товаров (нефтепродукты, металлопрокат, стройматериалы, инструменты, продукты питания и т. д.). Закупка товаров, а тем более услуг с уникальными и неизмеримыми характеристиками требует взаимодействия потребителя и поставщика для уточнения всех технических условий. Кроме того, действует и дополнительный психологический фактор. Как сказал генеральный директор одной компании, «на сто тысяч рублей через подобную площадку закупить по предоплате можно, а вот контрактовать поставку на несколько миллионов, не взглянув человеку в глаза, я не могу».

Виды систем электронных торгов