Роберт Таунсенд - Сломай систему! Лекарство от управленческой изжоги

До

Я возвращался из однодневной поездки или после долгого обеда и находил свое расписание, заполненным встречами со своими собственными сотрудниками.

После

Поскольку некому было записать их на определенное время для встречи со мной, сотрудники заглядывали в кабинет. Если меня не было, они приходили позже или передумывали. Отрывали ли они меня от дел? Бывало. Но для того я и сижу на своем месте.

До

Сначала ее читала Джейн. Это означало, что ответы на подпись я получу на следующее утро.

После

У меня было два набора бланков ответов. Один – просто с моим именем. Другой – для тех, кто писал к нам в офис первый раз, – с моим именем, должностью, адресом и номером телефона. Ответы я писал от руки. Преимущество: впечатленные адресаты. Никаких архивов. Можно было писать ответы во время поездок, выходных, рано утром, поздно вечером. Намного быстрее. Редкие письма, которые надо было напечатать, печатались штабной службой. Если мне нужна была копия – здесь же в углу стоял ксерокс.

До

Джейн архивировала копии всех материалов. Просто на всякий случай. Тратила массу времени у копировальной машины или на походы к ней. В итоге ей понадобилось дополнительное место для третьего шкафа.

После

Я опустошил все три шкафа. То, что я оставил, заняло половину ящика в моем столе. Когда этот ящик наполнился, я снова перебрал его содержимое и уменьшил наполовину. Если вы когда-нибудь станете жертвой серьезной диверсии, вас погубят (даже если вы невиновны) архивы Джейн.

До

У одного из моих ближайших коллег была потрясающая секретарша. Когда бы он ни звонил в офис, находясь вне города, чтобы оставить или отправить сообщение, ее никогда «не было на месте». А когда он возвращался, она заваливала его стол почтой, служебными записками и расписаниями встреч так, что он не мог расчистить свое рабочее место два дня.

После

Когда я звонил в офис, телефонистки передавали и принимали все мои сообщения. В экспедиции был штамп: «Меня нет. Пожалуйста, решайте все вопросы сами и не говорите мне о том, что вы сделали. Спасибо. Р.Т.» Почту вскрывали, штамповали, направляли ее соответствующим сотрудникам. Когда я возвращался, стол был свободен от бумаг.

Утренним кофе, входящей почтой, исходящей почтой, ксерокопиями и т. п. занималась штабная служба. Я понял очень важную вещь – моя секретарша действовала как мой ассистент на подхвате, помогая мне там, где мне это было не нужно, да и невозможно. Среди моих коллег у нее были любимчики. Я почувствовал себя намного ближе к людям, когда между ними и мной не стало этого буфера, преграждавшего дорогу к дверям моего офиса.

Возможность обойтись без секретаря во многом зависит от штабной службы [см. «Штабная служба (машинописное бюро»)]. И от отношений с телефонистками, которые, узнав, что вы собираетесь уволить свою секретаршу, тут же проникаются к вам чувством глубокой симпатии. Испокон веков телефонистки враждуют с секретаршами.

Организуйте эффективную штабную службу и затем попытайтесь убедить остальных руководителей в случае увольнения чьей-то секретарши попробовать один месяц обойтись без нее. То же самое касается и ситуаций болезни, декрета или отпуска секретарш. Лично я, отделавшись от секретарши, почувствовал, что в сутках прибавилось часа четыре.

Секретность – это в принципе плохо. Она обрекает на поражение крестовый поход во имя справедливости, которая не цветет в темноте.

Вы никогда не задавали себе вопрос, зачем нужны индивидуальные конверты с зарплатой? Почему сведения об окладах и заработной плате не вывешивают на доске объявлений? Согласно идее свободного предпринимательства, деньги – это реальный показатель результатов. Так почему не обнародуются эти результаты? [35]

Разумеется, ваши сотрудники возмутятся или даже восстанут, если перед всеми будет висеть список, показывающий зарплаты президента и его племянника, получающих в четыре раза больше, чем они заслуживают, и зарплаты Иззи, Дерека и Сьюзи, получающих лишь треть того, что им полагалось бы.

В большинстве случаев при планировании продвижения или выпуска нового продукта секретность приносит только вред. Она лишает вас дружественной оппозиции и защищает от лучших друзей именно тогда, когда вы больше всего в них нуждаетесь. Секретность подразумевает либо: