Дэвид Аллен - Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Поэтому я оставляю напоминания в своей персональной управленческой системе и обращаюсь к ним во время еженедельного пересмотра дел. Немногие из тех, кого я знаю, понимают эффективность этой простой процедуры. Например, уровень «черного пояса» в сфере личной продуктивности в двадцать первом веке предусматривает следующие шаги: постоянная очистка ума, определение результатов и необходимых действий, организация и изменение списков дел. Все это обеспечивает ясность мысли и возможность принимать упреждающие решения. К сожалению, среди нас еще совсем мало тех, кто превзошел уровень «черного пояса» («черный пояс» первого разряда – только начало!), ведь они пока не научились работать со своими творческими чек-листами.

Выработайте в себе привычку к еженедельному пересмотру дел. Включите в эту процедуру анализ всех списков, которые содержат ценные мысли, позволяющие сделать вашу жизнь лучше. Не давайте ничему прилипать ко дну вашей кастрюли.

– Какими сторонами своей жизни вы, возможно, пренебрегаете больше, чем вам хотелось бы? Как можно создать систему напоминаний о них?

– Какую встречу вам можно провести просто для того, чтобы какое-то дело наконец начало продвигаться?

Игра хороша тогда, когда вы хорошо знаете правила. Образ игрока в футбол понятен, если видишь поле и забитый гол. А бить по мячу лучше всего, представляя, куда именно хочешь попасть. То же самое относится и к игре в работу.

Питер Друкер утверждает, что основная задача при обработке и анализе информации состоит в том, чтобы «поставить себе задачу». Ну да, я обнаружил, что при постановке задачи две главные трудности заключаются в том, чтобы: 1) думать о том, что ты делаешь; 2) делать то, о чем думаешь.

Работа сама научит, как ее сделать.

Это дается нелегко. Обычно люди занимаются своими делами без какой-либо ясной тактической цели. При этом они, как правило, много размышляют, беспокоятся, обсуждают разные идеи и возможности без какого-либо конкретного результата.

При подготовке реалистичного и полного списка проектов, а также при последующем управлении ими приходится сталкиваться с обеими обозначенными выше трудностями. Я называю проектом любой результат, в отношении которого вы имеете обязательство, требующее более одного действия для его достижения. Мои проекты – это и «найти новую настольную лампу», и «купить компанию». Если пользоваться таким определением, то у вас сейчас должно быть от тридцати до ста проектов. Проблема заключается в том, что они есть у вас, но вряд ли вы помните о каждом из них.

Способность конвертировать идеи в вещи – секрет успеха в материальном мире.

Когда ваш зад оказывается в пасти крокодила, трудно думать о том, что ваша задача – осушить болото.

Подсознательно люди страшатся составлять список подобных проектов, хотя это ключ к тому, чтобы постоянно и без напряжения контролировать свою жизнь и работу. Такие проекты – краеугольный камень еженедельной ревизии дел, которая, как я давно понял, является основным инструментом управления фантастическими способностями человека фокусироваться.

С одной стороны, многие люди глубоко и смело размышляют о своей работе. Они просто фонтанируют масштабными инициативами (например, выйти на европейский рынок, не допустить пожара на рабочем месте, реструктурировать управление компанией, углубить отношения с клиентом или стратегическим партнером). Но часто они с трудом понимают, что мы имеем в виду, спрашивая: «Какой проект (проекты) вы реализуете в связи с этим?» С точки зрения этих людей самым трудным в данном вопросе становится необходимость решить, чего именно они хотят. Когда мы консультируем таких специалистов, то часто начинаем работу с определения уровня образа или «области фокуса», а затем ведем их вниз – к проектам, которые нужно определить. Они должны от уровня «изменить нашу корпоративную культуру» перейти к задаче «выбрать консалтинговую компанию, специализирующуюся на управлении изменениями» и организовать это в виде списка проектов. Но люди бегут от такого подхода, как от чумы.

С другой стороны, я повидал немало людей, которые придавлены «эверестами» и «монбланами» телефонных звонков, писем, встреч, совещаний и командировок, но не определили точно все операционные результаты, к которым должна привести бо́льшая часть их деятельности. Поэтому они просто не могут эффективно ее завершить. Работа с такими людьми часто требует изучения всех списков их следующих шагов для выделения проектов, в рамках которых данные шаги предпринимаются. Например, записка со словами «позвонить Бобу Смиту насчет предложения консультантов» должна относиться к проекту «выбрать консалтинговую компанию, специализирующуюся на управлении изменениями» в общем списке. Казалось бы, все просто. Но и эти люди бегут от предложенного подхода, как от чумы.