Дэвид Аллен - Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Единственный основной потребитель времени и энергии – наша постоянная непродуктивная озабоченность делами.

Самые бледные чернила лучше самых ярких воспоминаний.

После того как все ваши проекты и связанные с ними действия выявлены и зафиксированы, потребуется регулярно обновлять соответствующие списки, поддерживая их в актуальном состоянии. Чтобы пользоваться выгодами ясного ума и повышенной способности реагировать, чтобы оставаться при этом в состоянии равновесия и полностью фокусироваться на имеющихся возможностях, вы должны заботливо «подкармливать» ваши списки, поскольку они добросовестно помогают вам контролировать собственные обязательства. Позитивное впечатление быстро испарится, если развалится система и дадут сбой процессы, которые ее формируют, – а это может случиться очень быстро. В течение нескольких дней (иногда часов) новые «вводные» должны интегрироваться в систему, детали – проверяться и прорабатываться, а дело – включаться в список других незавершенных дел, нуждающихся в отслеживании и управлении. Иначе вскоре вам снова придется проводить чистку в терминах «делаю / не делаю». Ваш ум должен постоянно находиться в контакте с созданной системой, чтобы не заниматься тем, что контролируется на ее уровне.

Постепенно станет очевидной необходимость того, что мы называем еженедельной ревизией. Потребуется регулярно освежать знания обо всем, что вы зафиксировали, обработали и организовали, – это, пожалуй, наиболее важная привычка из всех, которые нужно приобрести, чтобы контроль без напряжения гарантированно стал способом жить, а не исключением из правил. Похоже, в нашей психике есть нечто, идеально соответствующее нашему семидневному циклу деятельности. Примерно через каждые семь дней нам нужно отвлекаться от своих деревьев и видеть за ними лес – но не с заоблачных высот, а с уровня реальных проектов и действий, которыми мы будем заниматься в течение следующего короткого периода времени.

Такого рода функциональный анализ всего, что «лежит на нашей тарелке», не происходит сам по себе. Он требует дисциплины и умения удерживать фокус в течение одного-двух часов в конце каждой рабочей недели, отвлекаясь от ежедневной рутины, чтобы успешно контролировать ее. Но большинство людей считает, что это делать необязательно и что подобная деятельность – из разряда «хорошо было бы, но мне некогда». Многие не понимают, что это как раз и есть тот единственный способ перестать думать «о том, что следовало бы подумать о том, о чем следовало бы подумать». Вы действительно можете покончить с этим бесконечным недоразумением и утихомирить свой недовольно ворчащий ум. Но это требует одного-двух часов в неделю – на протяжении всей вашей жизни.

– Когда вы в последний раз делали полную ревизию всех своих незавершенных проектов и следующих действий?

– Как можно обеспечить более регулярную процедуру их ревизии в будущем?

Все действия, направленные на улучшение понимания вами окружающей обстановки, уменьшение времени отклика и балансировку внутренней системы (чтобы устранить чрезмерную или недостаточную реакцию), обеспечивают конкурентное преимущество и увеличивают производительность. Чувствительность к внешним раздражителям и приспособляемость к переменам вносят ценный вклад в выживание биологических видов, боевых летчиков и продуктовых линеек.

Большинство успокоительных средств – фармакологических или рекреационных – временно спасают нас от реальности. Они уменьшают нашу реакцию на агрессию внешних объектов (например, бактерий или начальников). Пилюли незаконченных дел могут легко выполнять ту же функцию.

Люди одиноки, потому что строят стены вместо мостов.

Благословенны покладистые, ибо они никогда не выходят из себя.

Люди могут ослаблять свои связи с миром, позволяя множеству нерешенных дел вырастать вокруг них настоящими крепостными стенами. Любой сигнал извне должен пробиваться через баррикады бумаг и сотни сообщений электронной почты, преодолевать проблемы, связанные с плохо организованным потоком информации и невыполненными обязательствами. Это состояние становится синдромом, который далее начинает подкармливать сам себя. По мере роста беспорядка у человека появляется все больше пространства для маневра, ему легче увернуться от неприятных или сложных вещей, которые он задвигает на задний план или вовсе игнорирует. Подобный процесс может быть даже приятен: «непомерная занятость» на рабочем месте иногда создает ощущение собственной значимости.