Тео Компернолле - Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Прежде всего, как было сказано в главе о многозадачности, никогда не обещайте сделать то, чего вы не можете сделать вовремя. Никогда не заносите важные задачи в список дел и не оставляйте в ящике письма в качестве напоминания о них. Вместо этого сразу же открывайте свой ежедневник и планируйте для этих дел конкретное время. Если задача недостаточно важна, чтобы заносить ее в ежедневник, тогда зачем вообще тратить на нее время и силы? Если задача состоит в том, чтобы ответить на данное электронное письмо, сделайте это при следующем сеансе пакетной обработки почты.

Если вам действительно нужен список дел, ведите его в любом другом месте. Но с одним условием – чтобы это не заставляло вас приближаться к электронной почте. Другими словами, никогда не ведите список дел в планировщике задач, который является частью вашей программы электронной почты (исключение возможно, только если у вас достаточно силы воли не заглядывать в почтовый ящик, когда вы открываете список дел). Таким образом вы создаете еще одну Сирену, которая будет разбивать вашу интеллектуальную продуктивность о скалы электронной почты.

• Освобождайте почтовый ящик от любых «поглотителей времени»

Если в вашем списке отправителей есть те, кто регулярно посылает вам разного рода «мусорную» почту, создайте фильтры, которые будут автоматически переносить письма от этих людей в корзину, в папку «Спам» или в архив. Там вы всегда сможете их найти при помощи поисковой программы, если вдруг возникнет такая необходимость (в 99 % случаев она не возникает). В MS Office вам просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на письмо и еще сделать два клика, чтобы создать фильтр.

Отключите все автоматические уведомления от соцсетей, новостных сайтов, блогов и т. п. Не можете заставить себя сделать это? Значит, вы страдаете тяжелой формой зависимости. Если у вас много лишнего времени, которое вам не на что больше потратить, вы можете собирать все эти уведомления в отдельных папках для «поглотителей времени» и затем читать их в свободное время. Некоторым людям такое занятие помогает расслабиться в конце рабочего дня. Что же, и вы можете поступать так, если у вас нет более приятных и интересных способов отдохнуть – например пойти в спортзал, посидеть в кафе в компании (реальных!) друзей или провести время с семьей.

Если не можете удержаться и все равно заглядываете в папку для «поглотителей времени», хотя решили этого не делать, спрячьте ее как можно дальше. Спрячьте так, чтобы по пути вам пришлось открыть пять-шесть других папок, причем дайте им названия, которые будут предупреждать и ругать вас.

Вы можете не поверить, но люди, которым удается преодолеть трудный период цифровой детоксикации и освободиться от власти поглотителей времени, обнаруживают, что они не только выходят на совершенно новый уровень интеллектуальной продуктивности, но и начинают более полноценную и счастливую жизнь.

• Не позволяйте вашей офисной программе и программе электронной почты автоматически открывать папку входящих сообщений

Прежде всего перенастройте программу электронной почты так, чтобы она по умолчанию открывалась на календаре или списке дел (если таковой у вас имеется), а не на папке входящих сообщений. Или, хотя это и опасно приближает вас к подводным скалам контрпродуктивности, вы можете настроить почту на открытие папки «К исполнению» ( For Follow Up ). Туда будут помещаться все отмеченные вами флажками срочные и важные письма, которые вы не успели доделать в предыдущий раз.

Как настроить эту функцию в MS Outlook? Откройте меню «Настройки» (2003, 2007) или «Файл» (2010). Выберите пункт «Опции/(Другие)/Расширенные опции». Нажмите кнопку «Обзор» в команде «Начинать с этой папки» и укажите, какая папка должна автоматически открываться при запуске программы. Если вы хотите, чтобы программа открывалась на папке «К исполнению», разверните строку «Поиск папок». Нажмите OK/OK/OK.

Почтовую программу можно настроить даже так, чтобы она открывала пустую папку входящих сообщений. Это поможет вам избежать искушения начать читать всю почту, когда вам нужно найти конкретное письмо или отправить срочное сообщение, которое никак не может подождать до следующего сеанса пакетной обработки.

Для этого вам надо создать правило, чтобы все входящие сообщения автоматически перенаправлялись в специально созданную папку «Пакет входящих писем». В результате ваша папка входящих сообщений будет всегда пустой. Если вы все равно не уверены в своей силе воли, рекомендую вам спрятать эту заветную папку за семью замками из каскада папок. Назовите примерно так: «Опасно!!!», «Вы уверены?!», «Только для пакетной обработки!!!» и т. п. Сделайте путь к «запретной папке» максимально трудным и дайте промежуточным папкам самые устрашающие названия. Так вы защитите себя от соблазна проверять входящие сообщения вне отведенного времени.