Тео Компернолле - Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

В зависимости от вашего положения в служебной иерархии вы можете любезно попросить или жестко потребовать от других сотрудников сортировать посылаемую вам почту. Единственное, что для этого вам нужно сделать, – это написать соответствующее сообщение на автоответчике в своей программе электронной почты и вставить такой же текст в шаблон подписи.

«Учитывая огромное количество электронных писем, поступающих на мой почтовый ящик, вероятность того, что я пропущу важные и срочные сообщения от вас, увеличивается с каждым днем. Поэтому, пожалуйста, всегда добавляйте код приоритетности в строке “Тема” в адресованных мне письмах: П1 – высокий приоритет, П5 – низкий приоритет. Электронные письма без П-кода будут считаться низкоприоритетными. В случае действительно срочных и важных вопросов лучше связаться со мной по моему телефону для экстренной связи xxx-xx-xx». Этот же прием вы можете использовать для писем, которые посылаете сами.

Если ваше положение в служебной иерархии недостаточно высоко, можете написать похожее сообщение в более дружелюбном тоне или предложить эту идею в качестве эксперимента и пригласить ваших коллег присоединиться к нему. Когда у вас наберется достаточно последователей, создайте в своей почтовой программе правила, которые будут автоматически разносить все входящие письма по нескольким папкам в зависимости от их приоритетности. Затем вы можете использовать программу Awayfind®, чтобы отправлять на свой «личный» телефон уведомление всякий раз, когда в вашем почтовом ящике появляется письмо с высоким приоритетом {458}. Кроме того, как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, не случится ничего страшного, если вы никогда не будете заглядывать в папки с категориями писем П4 и П5. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться информация из такого письма, хорошая программа поиска на жестком диске найдет вам его в считаные секунды.

Даже если вы, опасаясь негативной реакции, не осмелитесь на такие эксперименты, я хочу, чтобы вы поняли: существует множество способов справиться с ежедневной лавиной электронной почты. Вы должны подойти к этой проблеме творчески, решительно. А когда начнете это делать, обнаружите, что реакция на такие действия крайне редко бывает негативной – если она вообще бывает. Скорее всего, другие люди последуют вашему примеру, и, возможно, вашу инициативу подхватит вся компания.

Чтобы полностью обуздать своего электронно-почтового Франкенштейна, вы должны ограничить не только поток поступающих вам писем, но и поток писем, которые посылаете вы сами. Отправляя электронное письмо, задайте себе вопрос: «Если бы почта вдруг отключилась, стал бы я распечатывать это письмо на принтере, чтобы разослать копии всем этим людям, или стал бы звонить им по этому вопросу?» Если ответ «нет», то зачем засорять их почтовые ящики этим электронным мусором? Как мы увидели во второй части книги, главная причина непрерывной электронно-почтовой диареи – неравноправные отношения между отправителем и получателем. В определенном смысле отправитель обладает всей властью, а получатель – его жертва. Вопрос на миллион долларов (в буквальном смысле): как мы можем дисциплинировать отправителей и расширить права получателей? Я не знаю ответа, поэтому многие из моих рекомендаций – скорее методы партизанской борьбы, нежели глобальное решение проблемы.

А по-настоящему конструктивное решение этого вопроса может быть реализовано только на уровне всей компании. Но если вы вместе с коллегами будете соблюдать ряд простых правил, это может кардинально изменить ситуацию к лучшему. Эти рекомендации я включил в раздел об освобождении мозга от оков на уровне «Мы».

Как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, часто полное игнорирование всех электронных писем, поступающих в ваш почтовый ящик, не вызывает больших проблем. Поэтому, если вы завалены, подавлены огромными объемами электронных писем, вы можете автоматически перенаправлять их все в папку «КУМБСВ» («Когда у меня будет свободное время»). Вы обнаружите, что «КУМБСВ» на самом деле означает «Никогда» и что любую нужную информацию в этой папке всегда можно найти при помощи поисковой программы. Если вы беспокоитесь по поводу возможной негативной реакции, просто придумайте благопристойное оправдание.