Тео Компернолле - Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Резкий отказ от наркотиков на сленге наркоманов называется «завязать» или, более образно, «стать холодной индейкой» ( go cold turkey ). Это самый быстрый и, возможно, лучший способ избавиться от зависимости от электронной почты. Главное – преодолеть начальную стадию с ее «ломкой» – зашкаливающим уровнем тревожности и т. п. Если вы не можете резко ограничить свою подключенность, делайте это постепенно. Проверяйте, на что вы способны. Начните ходить в туалет, к кофемашине или к кулеру без телефона. Затем берите с собой на обеденный перерыв только телефон для экстренной связи. Если не можете сделать даже этого, значит, вы – настоящий наркоман. И если хотите вернуться не только к высокому уровню интеллектуальной продуктивности, но и к реальной жизни, вам надо обратиться за профессиональной помощью.

Когда научитесь находиться в режиме офлайн от пяти минут до получаса без чувства тревоги, постепенно увеличивайте это время. Если необходимо, делайте это маленькими шажками. Даже если вы будете увеличивать это время всего на две минуты в неделю, в конце концов вы достигнете минимальной цели: полчаса подключен/полчаса отключен. Когда вы достигнете этой цели, значительно увеличится и ваша интеллектуальная продуктивность. Она вдохновит вас и дальше ограничивать время, которое вы проводите в режиме подключенности.

Во время работы с электронной почтой приучите себя заниматься только этим и ничем другим. Лучше работать на настольном компьютере с большим экраном. На нем можно удобно развернуть электронные письма, необходимые программы и документы (электронный ежедневник, список контактов, папки с документами, график подготовки проекта и т. д.). Тогда ваш мыслящий мозг переключится в режим работы с электронной почтой, и вы будете поражены, с каким огромным количеством писем вы сможете разобраться всего за 30 минут. Пакетная обработка почты дает вам выигрыш во времени в 25–50 %, а также дополнительные бонусы: более высокое качество ваших ответов, меньшее количество ошибок, низкий уровень стресса и, самое главное, – повышение продуктивности и качества умственного труда. Если ваша компания отказывается обеспечить вас большим компьютерным экраном, купите его сами. Это того стоит.

Телекоммуникационные компании и производители смартфонов пытаются убедить вас, что с электронной почтой удобно работать по телефону. Это чушь собачья (заметьте, я стараюсь быть вежливым). Это неудобно и утомительно делать даже на планшете, где половину экрана занимает клавиатура. Сравните свой крошечный телефон с настольным компьютером, у которого хороший большой экран и эргономичная клавиатура. Использовать телефон или планшет для работы с почтой можно только в крайних случаях.

Если в вашем ящике скопилось много писем, которые надо обработать, ни в коем случае не пытайтесь разбираться с ними по очереди, одно за другим. Ваша почтовая программа по умолчанию сортирует входящие письма по мере поступления. Если вы начнете обрабатывать письма начиная с последних, то можете пропустить важную информацию в более ранних письмах. Если же вы начнете с обработки ранних писем, то будете делать ненужную работу, отвечая на вопросы и запросы, на которые кто-то уже ответил до вас. Вы будете удивлены, насколько ускорится процесс обработки почты, если вы будете делать это на основе «подпакетов» или «мини-пакетов». В программе MS Outlook на панели инструментов есть кнопка «Организовать». Она позволяет упорядочить почту по теме или по любому другому удобному для вас критерию.

Как правило, чтобы быстро разобраться с большим объемом электронной почты, достаточно рассортировать ее два раза. Например, сначала вы сортируете письма по отправителям и быстро просматриваете их на предмет того, нет ли среди них сообщений от действительно важных людей или организаций. Если находите такие, то обрабатываете их в первую очередь, не глядя на остальные. Следующий шаг: вы сортируете письма по темам, быстро просматриваете и отвечаете только на действительно важные (помните о принципе Эйзенхауэра).

Затем приступайте к обработке остальных писем – но также на основе подпакетов. Используя функцию предварительного просмотра, вы можете быстро составить представление о том, чему посвящен этот конкретный мини-пакет. Так вы сможете сохранять, удалять или отвечать сразу на десять писем зараз.