Тео Компернолле - Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

По причинам, детально изложенным во второй части этой книги, постоянное переключение между электронной почтой и другими делами – самый неэффективный способ делать то и другое. Причем больше всего страдают важные дела. Когда вы находитесь в состоянии частичного присутствия-отсутствия, вы не можете полностью сосредоточиться на выполняемой задаче или на предмете разговора. Это заметно снижает качество и продуктивность вашего мышления и коммуникации. Так бывает не только в случаях, когда вы прерываете разговор или важную работу, чтобы «по-быстрому отправить несколько писем», но и когда вы занимаетесь электронной почтой непосредственно перед выполнением важной работы, перед ответственными встречами и разговорами.

Вас может это удивить, но второй жертвой многозадачности становится работа с самой электронной почтой. Работать с ней урывками, особенно на смартфоне, – самый неэффективный и трудоемкий способ это делать.

Как было сказано во второй части книги, главный недостаток электронной почты – в том, что она была создана не для двусторонней коммуникации, а для одностороннего распространения информации. Она абсолютно неэффективна как средство быстрой связи, но многие люди почему-то пытаются использовать ее как раз для этой цели, отвечая (и ожидая ответа) на сообщения в течение двух минут. В одной крупной компании 70 % электронных писем получают ответы в течение шести (!) секунд. Это не только в высшей степени контрпродуктивно, но и глупо. Это означает, что люди каждые несколько минут отрываются от своих дел, чтобы проверить почтовый ящик и ответить на письма. Тем самым они на корню разрушают свою интеллектуальную продуктивность.

В не очень старые добрые времена, когда Интернет еще не был вездесущим и когда члены семьи еще бунтовали против постоянной подключенности своих близких, многие руководители и профессионалы возвращались из поездок или отпусков и находили в своих электронных ящиках сотни непрочитанных писем. Они садились за компьютер и за два-три часа, а то и меньше, если использовали метод обработки мини-пакетов (подробнее об этом – ниже), успешно разгребали эти завалы.

Если вы работаете с потоком электронных писем в текущем режиме, читая и отвечая на них по мере поступления, эта работа занимает у вас в четыре раза больше времени. Особенно если вы делаете это на телефоне. У вас действительно так много лишнего времени?

Возможность сэкономить эти часы – одно из огромных преимуществ пакетной обработки почты.

В идеале вы должны не только работать с электронной почтой методом пакетной обработки, но и ограничить ее продолжительность. Как это сделать? Первый и самый важный шаг – составить жесткий график работы с электронной почтой. Четырех раз в день обычно достаточно. Запланируйте это время в сетевом электронном ежедневнике, чтобы никто из сотрудников не мог назначить вам встречу на это время. Если вы соблюдаете график и лимиты времени, можно работать с почтой и пять раз в день – здесь нет строгих правил. Поэкспериментируйте, чтобы найти собственное, оптимальное для вас решение. Любопытно, что многие люди, которые перешли от работы с электронной почтой в текущем режиме к пакетной обработке четыре раза в день, обнаружили: на самом деле бывает достаточно трех и даже двух раз в день.

Чтобы ограничить время работы, включайте таймер. И когда раздается звуковой сигнал, немедленно закрывайте программу электронной почты – даже если вы не успели разобраться со всеми письмами. С одной стороны, вы обнаружите, что в этом нет ничего страшного, а с другой стороны – это заставит вас работать на повышение собственной эффективности. Чтобы работать с электронной почтой быстрее, используйте советы и приемы из этой главы.

Когда речь идет о переходе на пакетную обработку – касается ли это электронной почты или любой другой интеллектуальной работы – обязательным условием становится жесткий и даже безжалостный подход. Не бойтесь впадать в крайности. Даже если электронное письмо важное, то с вероятностью 90 % оно не срочное. А если дело действительно срочное, люди найдут вас по телефону. Если контрпродуктивные приемы работы с электронной почтой, принятые в вашей компании, идут вразрез с методом пакетной обработки, вы можете закамуфлировать его. Придумайте ему вымышленное название типа «встречи с ДД» – о чем мы говорили выше. Можно использовать и функцию автоответчика на письма. Запишите максимально дружелюбное уведомление, что сейчас вы заняты и сможете приступить к работе с почтой только через несколько часов. Не забудьте указать номер телефона, по которому с вами можно связаться в случае действительно неотложных дел. Хороший способ обеспечить себе душевное спокойствие, о котором мы тоже говорили выше, – завести второй телефон специально для экстренной связи и всегда держать его включенным.