Тео Компернолле - Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Получатель может снизить эти издержки, если будет использовать метод «пакетной обработки» электронной почты (более подробно об этом см. в третьей части книги). Для начала попробуйте проверять электронную почту только 2–3 раза в день и отвечать на письма партиями, выделяя на это по 30–45 минут. Ваш выигрыш во времени составит примерно 25–50 %, что должно убедить вас в правильности такого подхода – если только вы не страдаете онлайн-зависимостью. Тогда вас будут постоянно одолевать думы, что вы пропускаете суперсрочные письма от суперважных людей, которым нужен немедленный ответ, и это чрезвычайно важно для вашей карьеры… и прочие тревожные мысли, как правило, невротического характера.

Несмотря ни на что, получатель все равно несет более высокие издержки, чем отправитель. Если бы каждый отправитель остановился и подумал всего две секунды, прежде чем добавлять адресата в список рассылки; если бы сотрудник, которому нужно что-то обсудить, брался за телефонную трубку, а не за клавиатуру; если бы все перестали использовать опцию «Ответить всем» и отказались от групповых рассылок – тем самым они бы сэкономили огромное количество времени и сил для получателей. А заодно заметно повысили бы эффективность своих компаний.

Однако существует интересный парадокс, который мешает этим прекрасным переменам: 50 % людей считают, что они получают гораздо больше почты, чем отправляют, и всего 12 % думают, что отправляют больше, чем получают. 26 % предпочитают отправлять электронную почту и всего 3 % охотнее получают ее {385}. Поскольку маловероятно, что эти 12 % заваливают грудами писем остальные 50 %, я думаю, у людей просто складывается впечатление, будто они получают больше, чем посылают. Потому что они ненавидят разбирать завалы ненужных писем.

Почему электронная почта превратилась в нескончаемый поток ненужной или плохой информации? Энтони Берджесс объясняет причины этого четырьмя основными недостатками данного инструмента {386}.

Дефицит информации.Получатель не знает, что делать с электронным письмом.

Письма не дают получателям достаточно информации, чтобы действовать на ее основе.

Смысл плохо написанных, нечетко сформулированных писем обычно неверно понимают.

Строка «Тема письма» используется неграмотно: не указывается, когда нужны конкретные действия, что главное в письме.

Плохая нацеленность.Ненужные и неправильно адресованные электронные письма увеличивают время, которое сотрудники тратят на их чтение.

Неправильное использование функции «Отправить копию».

Письма в духе «Прикрой мою спину».

Злоупотребление функцией «Ответить всем».

Рассылка чисто информационных писем без уведомления получателей об этом.

Неправильный выбор средства коммуникации.Средство коммуникации должно соответствовать характеру передаваемого сообщения.

Электронная почта часто используется в случаях, когда гораздо эффективнее было бы общение лицом к лицу или по телефону.

Электронную почту часто используют, когда хотят избежать нежелательного общения.

Электронную почту часто используют для постановки задач с высокой степенью неопределенности. На самом деле письмо эффективнее личного общения, только когда задачи в нем поставлены предельно ясно и четко.

Отвлекающий фактор.Электронная почта отвлекает от более важной работы.

Возвращение к работе после отвлечения на почту занимает одну минуту.

Электронная почта должна быть обработана и систематизирована.

Неграмотное использование строки «Тема письма» затрудняет систематизацию почты.

Электронные письма остаются в почтовом ящике пользователя.

Все это звучит очень негативно. Но Берджесс приходит и к одному положительному выводу: обучение сотрудников правилам отправки электронной почты может значительно повысить эффективность этого инструмента и сократить потоки ненужной информации.

Надеюсь, в главах об оковах для мозга № 1 и № 2 мне удалось убедить вас, что привычка работать с почтой в текущем режиме снижает вашу интеллектуальную продуктивность. Она становится особенно глупой, когда вы используете для этого свой смартфон!

У неэффективных работников умственного труда никогда нет времени, чтобы сходить на воскресный футбольный матч с участием своей дочери.

Малоэффективные работники умственного труда постоянно заняты своим смартфоном. Они заняты им, даже когда сидят на футбольном матче с участием своей дочери.