Тео Компернолле - Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Согласно исследованию, проведенному Harris Interactive, для 94 % сотрудников предельный уровень – это порядка 50 сообщений в день. Больше 50 – это информационная перегрузка {375}. Но, как я обнаружил, работая с руководителями и профессионалами, 75–200 сообщений в день не является для них чем-то исключительным. Опрос 1152 респондентов показал, что в среднем они тратят на электронную почту три часа в день. То есть обработка электронной почты стала весомой частью их работы. Я чуть было не написал «важной», но вовремя спохватился, потому что до 80 % получаемых ими писем – это абсолютно неважный и даже бесполезный мусор.

Для руководителей эти несколько часов, потраченных на тыканье пальцами в клавиатуры, оборачиваются куда более серьезными последствиями, поскольку мешают им взаимодействовать, общаться и руководить людьми. В результате страдают не только они сами, но и их сотрудники. Сами того не осознавая, такие руководители-«почтовики» становятся одним из главных факторов снижения производительности персонала. Дело в том, что сотрудники, заметив столь трепетное отношение своего босса к электронной почте, считают себя обязанными реагировать на его письма в течение нескольких минут. Поэтому они постоянно отрываются от своей работы, чтобы проверять почтовый ящик: не пришло ли новое послание от босса. А затем откладывают в сторону все дела, чтобы отвечать на его письма. О высокой продуктивности здесь не может идти и речи!

Для большинства профессионалов постоянная подключенность увеличивает, а не уменьшает рабочую нагрузку. И наоборот: уменьшает, а не увеличивает ощущение гибкости {376}. Более молодые сотрудники находятся в еще худшей ситуации, поскольку их бомбардирует непрерывный поток сообщений из соцсетей.

Мало-помалу все больше людей убеждаются в том, что ежедневная лавина электронной почты очень снижает их продуктивность, и начинают принимать меры. Генеральный директор Google Ларри Пейдж признался, что не любит электронную почту, даже собственную Gmail: все эти утомительные письменные согласования занимают слишком много времени и замедляют принятие решений. Он не приветствует чрезмерное использование электронной почты и поощряет сотрудников, которые принимают решения быстро и самостоятельно {377}.

Электронная почта создана для информирования людей и передачи простых, четко сформулированных запросов и заданий. Если же вы используете ее для любых других целей, то создаете проблемы для ее получателей, для себя и для своей компании.

Дело в том, что электронная почта была создана не для двусторонней коммуникации, а для одностороннего распространения информации. Попытка превратить ее в средство двустороннего общения, подобие живого разговора, обычно порождает трудоемкую переписку даже по такому простому вопросу, как организация встречи. Легко представить, насколько неэффективно использовать этот инструмент для достижения договоренностей по более сложным и неоднозначным вопросам. Многие люди пытаются использовать электронную почту для оперативной коммуникации, немедленно отвечая (и ожидая ответа) на сообщения. В одной крупной компании на 70 % электронных писем отвечают в течение 6 (!) секунд. Это означает, что работающие там люди каждые несколько минут отрываются от своих дел, чтобы проверить почту и написать ответы. Тем самым они подрывают свою интеллектуальную продуктивность. Решить эту проблему можно, если использовать электронную почту как дополнительное, второстепенное средство коммуникации. Каковым, собственно, она и была задумана. Если люди спрашивают: «Почему вы до сих пор не ответили на мое письмо?», значит, в головах у них путаница, раз они считают электронную почту столь же полноценным средством коммуникации, как живое общение. И уж наверняка они не знают обо всех издержках многозадачности.

Не следует использовать электронную почту для мгновенного обмена идеями и мнениями. Если у вас срочное или важное дело, если вам нужно что-то обсудить, используйте живое общение. Можно позвонить по телефону, но эффективнее и действеннее всего – поговорить лицом к лицу. И, разумеется, не следует прибегать к электронной почте в случае конфликта: часто это только ухудшает ситуацию и затягивает ее разрешение {378}.

Электронная почта – слишком бедный коммуникативный инструмент. Почти 90 % наиболее важной информации при личном общении передается невербальным путем. Люди понимают это и пытаются компенсировать. В электронной переписке эмоции передаются при помощи различных символов, таких как:-),-(,-D, (-.-)zzz, (^.~), и других эмотиконов, которые следовало бы называть идиотиконами;-).