Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Запас энергии

Иногда нам удается повысить уровень своей энергии, изменив местоположение или перенаправив внимание, — однако, пожалуй, это все, что в наших силах. Конец дня после марафонского заседания по планированию бюджета — не лучшее время, чтобы звонить потенциальному клиенту, начинать работу над стратегией оценки производительности труда или обсуждать какую-то важную тему со своей второй половиной. В такие моменты лучше позвонить в авиакомпанию, чтобы изменить дату бронирования, обработать несколько платежных квитанций, выйти на террасу и полюбоваться закатом, полистать журнал или просто навести порядок в ящиках стола.

Имея перед глазами все варианты следующих действий, вы сможете продуктивно использовать возникающие временн ы е «окна». Точно так же, имея полное представление обо всем, что необходимо обработать и выполнить, вы сумеете соотнести свою деятельность с уровнем своей жизненной энергии.

У каждого из нас бывают момен­ты, когда мы мыслим очень продуктивно, и моменты, когда лучше бы мы не думали вообще.

Дэниел Коэн, режиссер

Я рекомендую всегда иметь список дел, которые необходимо выполнить, но которые не требуют серьезных интеллектуальных или творческих усилий. Когда ваш энергетический потенциал на нуле, займитесь ими. Обычное чтение (журналов, статей и каталогов, обзор интернета), обработка контактной информации, чистка папок, обновление программ на компьютере, поливка растений или замена скрепок в степлере — вот лишь несколько из множества дел, за которые вам все равно когда-нибудь придется взяться.

Это одно из наиболее важных оснований для четкой организации персональной системы управления: так гораздо проще продолжать заниматься продуктивной деятельностью, когда вы не совсем в форме. Если запас вашей жизненной энергии на исходе, материалы для чтения в беспорядке, платежные квитанции валяются где попало, система хранения хаотична, а корзина «Входящие» не справляется со своей функцией, то систематизация всех дел может показаться невыполнимой задачей. Поэтому вы просто избегаете делать что-либо вообще и в итоге чувствуете себя еще хуже. Один из наиболее эффективных способов зарядиться энергией — это решить некоторые из открытых вопросов, поэтому всегда стоит иметь под рукой несколько несложных задач для их завершения45.

Нет ни малейших причин не быть высокопродуктивным, даже если вы не в лучшей форме.

Первые три критерия выбора действий (контекст, время и энергия) свидетельствуют о том, что необходима полная система напоминаний о следующих действиях. Б о льшую часть времени у вас не будет возможности проводить подобный анализ, поэтому важно, чтобы он уже был сделан. В этом случае вы сможете действовать в своей «зоне комфорта» и выбирать из заранее определенных действий те, что соответствуют ситуации.

Приоритетность

С учетом контекста, в котором вы находитесь, ваших запасов времени и энергии очевидным следующим критерием для выбора действий является относительная приоритетность: «Какое действие сейчас наиболее важно?»

Меня часто спрашивают, как определять приоритеты. Этот вопрос, как правило, вызван тем, что у людей больше дел, чем они в состоянии выполнить. Они осознают, что им необходимо выбирать и что до некоторых задач у них так и не дойдут руки.

По большому счету нужно принять ряд сознательных решений, касающихся ваших обязанностей, целей и ценностей. Зачастую эти решения затрагивают значительные для вас вещи, важных людей и отношения с ними. С этим критерием можно успешно справиться с помощью шестиуровневой модели обзора собственной работы, о которой я подробнее расскажу далее.

Невозможно быть уверенным в своем выборе, если вы не знаете точно, в чем заключается ваша работа.

Модель анализа повседневной работы

Определение приоритетов предполагает, что одни вещи будут важнее других, но важнее с точки зрения чего? В данном случае — с точки зрения вашей работы, то есть ответственности, которую вы взяли на себя и/или которую возложили на вас другие люди. Именно на этом этапе необходимо руководствоваться еще двумя моделями. Они касаются определения вашей работы. Хотя в значительной мере данная методология применима к сфере профессиональной деятельности, я использую термин «работа» в широком смысле для обозначения любых обязательств как в личной жизни, так и в профессиональной деятельности.