Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

...затем в свои списки действий

После того как вы просмотрели напоминания обо всех задачах, привязанных к конкретному времени или дате, и предприняли нужные действия, следующим объектом обзора будут списки всех тех действий, которые вы можете выполнить в данных обстоятельствах. Находясь в офисе, просмотрите свои списки «Телефонные звонки», «За компьютером», «На рабочем месте». Это совсем не означает, что вы должны выполнить все пункты списка. Просто оцените их место в потоке других дел, чтобы убедиться в том, что вы правильно выбрали, чем заняться в данный момент. Вы должны быть уверены, что не упускаете из виду ничего важного.

Управление жизнью и стремление к счастью — это не две разные задачи.

Айн Рэнд, писатель

Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки действий, то только к ним из всей вашей системы, скорее всего, будете обращаться раз в пару дней. Я по нескольку дней не заглядывал ни в один из своих списков просто потому, что с самого начала благодаря календарю и так знал, что не успею сделать.

Правильный обзор в соответствующей ситуации

Необходимо иметь доступ к любому из ваших списков в любое время. Когда вы с супругой(-ом) расслабляетесь в конце рабочего дня и вам хочется убедиться, что вы должным образом заботитесь о вашем общем «деле», то есть о доме и семье, вы подумаете о накопившихся вопросах друг к другу. С другой стороны, если начальник неожиданно приглашает вас обсудить текущую рабочую ситуацию и приоритеты, будет в высшей степени кстати иметь под рукой актуальный список проектов и «Повестку дня» с вопросами, о которых вы хотели поговорить с начальником. Получив неожиданное приглашение на незапланированный, но стратегически важный обед с потенциальным клиентом, насколько быстро вы сможете организоваться, распечатать нужные материалы, перенести другие дела, чтобы полностью посвятить себя этой встрече, которая, если все сложится удачно, может продлиться и до вечера?

Обновление системы

Залог обеспечения надежности всей организационной системы заключается в том, чтобы регулярно обновлять свое мышление и саму систему, рассматривая ее с более высокого уровня приоритетов. Это не удастся сделать, если ваши списки слишком далеки от реальности. Вы не сможете обмануть сами себя: если информация в системе устарела, мозг вновь будет озабочен вопросами запоминания на более низком уровне.

Чтобы сделать знания продуктивными, мы должны научить­ся видеть и лес, и деревья. Необходимо учиться выстраивать взаимосвязи.

Питер Друкер, экономист

Возможно, это самая серьезная задача. После того как вы почувствовали, что значит иметь ясную голову и ощущение абсолютного контроля над происходящим, сможете ли вы делать необходимое для поддержания этого состояния в качестве рабочего стандарта? За многие годы изучения и внедрения этой методологии, работая с самыми разными людьми, я убедился, что волшебным ключиком к поддержанию эффективности процесса является еженедельный обзор.

Значимость еженедельного обзора

У большинства людей, какими бы благими ни были их намерения, обстоятельства меняются быстрее, чем они за ними успевают. Многие, кажется, по природе своей склонны взваливать на себя больше дел, чем могут управиться. Мы планируем свои деловые встречи так, что они идут впритык, одна за другой; остаемся после работы для участия в мероприятиях, где опять берем на себя новые обязательства; соглашаемся участвовать в проектах, способных поднять наш творческий потенциал до космических высот.

Вы неизбежно будете стараться ухватить больше возможностей, чем ваша система сможет ежедневно обрабатывать.

Именно этот круговорот событий делает еженедельный обзор таким важным. Он дает время на сбор нужной информации, ее переоценку и переработку, чтобы позволить вам сохранить равновесие. Другого способа осуществить эту необходимую перегруппировку, в то время как вы пытаетесь справиться с повседневными делами, просто нет.

Еженедельный обзор позволит сконцентрировать внимание на важных проектах в то время, как вам приходится иметь дело с потоком новой входящей информации и отвлекающих факторов, возникающих в течение недели. Вам придется научиться говорить «нет» быстрее и чаще, чтобы оставаться на плаву и не испытывать внутреннего дискомфорта. Если вы выделите для себя конкретное время, когда сможете мыслить, оперируя хотя бы категориями проектов, то значительно облегчите себе работу.