Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Все, что вам нужно, — это списки и папки

Когда вы знаете, что именно вам нужно отслеживать (об этом мы говорили в предыдущей главе), все, что вам нужно, — это списки и папки. Этого вполне достаточно для напоминаний, хранения справочных и вспомогательных материалов. С помощью списков (я уже говорил о том, что это могут быть отдельные листы в папках) вы сможете отслеживать свои текущие проекты, дела, к которым хотите вернуться позже, а также действия, которые вам нужно предпринять для решения открытых вопросов. Для хранения справочных материалов и информации по текущим проектам вам потребуются папки (цифровые или обычные).

Многие люди годами составляют списки задач, но при этом не слишком эффективно. Они скептически относятся к таким простым системам, как та, что предлагаю я. Большинство из этих людей помещают в свои списки совсем не то, что надо, или оставляют их неполными. Из-за этого списки теряют свою функциональность, а люди продолжают держать часть задач в голове. Все становится гораздо проще, когда вы знаете, что должно быть в списках: остается только найти способ ими управлять.

Я не дал бы ровным счетом ничего за простоту по эту сторону сложности, но отдал бы жизнь за простоту по ту сторону сложности.

Оливер Уэнделл Холмс

Как я уже говорил, не стоит терять время на внешнее структурирование списков по приоритетам, чтобы не переделывать все, когда ситуация изменится. Для многих людей попытка создать такую структуру в процессе организации неизменно оборачивается головной болью. Вы сможете более эффективно интуитивно определять приоритеты, когда у вас перед глазами будет полный список, а не несколько меняющихся вариантов. Список задач — это способ отслеживать абсолютно весь спектр задач, обязательства по которым вы на себя приняли, и возможность постоянного обзора этого спектра.

Обратите внимание, что под «списком» я подразумеваю исключительно деление на категории предметов с некоторыми одинаковыми характеристиками. Формально списки могут выглядеть следующим образом: 1) папка или ящик с листами бумаги, содержащими записи по элементам данной категории; 2) собственно список на листе бумаги (часто в блокноте или системе планирования); 3) цифровой список в специальной программе или мобильном устройстве.

Организация напоминаний о действиях

Если вы разобрали все материалы из корзины «Входящие», у вас, несомненно, образовалась целая стопка напоминаний о действиях, занимающих более двух минут, которые вы не можете делегировать. Скорее всего, от 20 до 60–70 таких задач. Кроме того, появились напоминания о тех делах, которые вы поручили другим, а также о тех, которые нужно внести в календарь или в список «Может быть».

Все это необходимо систематизировать наиболее логичным для вас способом, чтобы вы могли просматривать эти задачи и выполнять, когда появляется время. Физическая форма организации этой системы, будь то традиционный список в бумажном или электронном формате или напоминания в папке или ящике, также должна быть удобной для вас.

Действия, которые необходимо фиксировать в календаре

Как я уже говорил, с точки зрения организационного процесса можно выделить два основных типа действий: те, которые назначены на конкретную дату и/или время, и те, которые просто нужно выполнить, когда у вас появляется такая возможность (у некоторых из них может быть обозначена финальная дата). События, которые вы фиксируете в календаре, могут быть привязаны либо ко времени (например, «10:00–11:00 встреча с Джоном»), либо к дате («В четверг позвонить Рэйчел, узнать, получила ли она предложение»).

Календарь должен показывать те события, вокруг которых вы выстраиваете остальную вашу деятельность.

При разборе входящих, возможно, вам попались задачи, которые вы сразу же зафиксировали в календаре. Например, вам предстоит медицинское обследование, а для этого нужно позвонить в клинику и записаться на него. Так как это действие занимает не больше двух минут, вы сразу же это делаете, а затем заносите дату и время предстоящего обследования в календарь.

Многие люди, поддавшись старой привычке ведения ежедневных списков дел, могут записать в календарь ту задачу, которую они, возможно, хотели бы сделать, скажем, в следующий понедельник, но которую фактически можно передвинуть на любой другой день. Не поддавайтесь этому. Вы должны доверять своему календарю как священной территории, отражающей четкие границы ваших обязательств на конкретный день. И эти обязательства должны быть сразу очевидны, когда вы заглядываете в календарь на бегу. Будет гораздо проще, если в календаре вы станете записывать только те дела, которыми в обязательном порядке должны заняться или о которых должны знать в этот день. Когда календарь начнет выполнять свою функцию в процессе организации, большинство действий, которые вам нужно осуществить, попадут в категорию «как можно скорее с учетом всего остального, что мне нужно сделать».