Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Если в вашей рабочей обстановке вам требуется больше 60 секунд, чтобы поместить что-то в систему хранения, вскоре вы перестанете пытаться это делать и будете оставлять все как есть.

Хотя бы раз в год проводите ревизию папок. Это позволит вам хранить только актуальную информацию, а также даст возможность сохранить что-то «на всякий случай, вдруг понадобится». В течение нескольких месяцев ситуация все равно изменится, и тогда вы вновь решите, что следует оставить, а от чего избавиться. Это относится и к цифровой, и к физической системам хранения информации. Как я уже говорил, лично я чищу свои системы, когда жду соединения с кем-то по телефону (или во время конференц-звонка, если он длится бесконечно!).

Всем компаниям рекомендую назначить «день для ревизии» (если у них такого еще нет), когда все сотрудники приходят на работу в джинсах, отключают телефоны и начинают разбирать и систематизировать весь накопленный информационный багаж22. В их распоряжении огромные мусорные корзины, аппараты для уничтожения бумаг, и каждому позволено весь день провести за этим занятием: расчистить свое рабочее пространство, как физическое, так и виртуальное. Персональ­ный «день для ревизии» — замечательная идея, которую стоит включить в свой календарь. Этим можно заняться на выходных, в конце года или весной во время подготовки отчетов для налоговой, когда вам может быть удобно поместить в архив документы по прошлому финансовому году.

Система хранения информации как фактор успеха

Справочные и сопутствующие материалы редко бывают срочными или стратегически важными, поэтому управление ими обычно относят к числу неважных дел, если занимаются этим вообще. Проблема в том, что ваше физическое и ментальное пространство переполняется вещами, которые не требуют немедленных действий, но потенциально могут оказаться полезными. «Что это?», «почему это здесь?», «что с этим делать?» и, наконец, «где то, что мне нужно сейчас?» — все эти вопросы постоянно мучают вас, если этот аспект вашей жизни не имеет четкой организации.

Когда абсолютно разные вещи сваливают в одну кучу, становится слишком сложно постоянно думать о ее содержании, а потому ваш мозг просто начинает ее игнорировать.

Справочные материалы нужно хранить и систематизировать в рамках их собственных четких границ — в физическом и цифровом форматах — так, чтобы они не пересекались с другими категориями системы, были доступны и их содержание можно было легко оценить. Справочных материалов иногда довольно много, а потому важно, чтобы ими было легко управлять для сбора, систематизации и оценки того, что вам нужно, когда вам нужно. Важно, чтобы хранение справочной информации не мешало другим компонентам вашей системы, требующим каких-то действий. Я провел бесконечные часы с некоторыми из лучших профессионалов в мире, помогая им организовать простую и функциональную систему хранения справочных материалов, и результат превзошел все ожидания, поскольку их внимание освободилось для более серьезных вещей.

И наконец...

Итак, вы выделили конкретное время, организовали свое рабочее пространство, и у вас есть базовые инструменты, чтобы начать использовать нашу методику. Что дальше?

Если вы твердо решили уделить определенное время организации своего рабочего процесса, то, чтобы получить максимальную пользу, на период нашей рабочей сессии отложите в сторону любые другие обязанности и задачи.

Если вам непременно нужно кому-то позвонить, решить какой-то вопрос с секретарем или поговорить с супругом, сделайте это сейчас. Или договоритесь сами с собой, когда вы это сделаете, и поместите напоминание об этом на видном месте. Важно, чтобы вы полностью посвятили себя предстоящей работе.

За редкими исключениями практически всегда получается так, что, когда мы с клиентом садимся и я начинаю консультацию, несмотря на то что клиент выделил время и потратил большие деньги, чтобы нанять меня, у него все равно находятся какие-то дела, которые он не успел выполнить и не внес в свою систему. Я нередко слышу: «Мне еще сегодня нужно позвонить этому клиенту» или «Мне нужно узнать у супруга, купил ли он билеты в театр». Мне кажется, это отражает определенный недостаток осознанности и зрелости в нашей культуре, что так много умных людей постоянно игнорируют эти уровни ответственности перед самим собой.

Итак, вы уладили свои срочные дела? Отлично. Пора собрать все ваши незавершенные задачи в одном месте.