Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Список «Когда-нибудь / может быть». Ведение списка дел, кото­ры­ми вы потенциально хотели бы заняться в будущем, но не сейчас, может быть весьма полезным и интересным. Это место хранения тех проектов, которые невозможно реализовать в настоящий момент, но о которых вы не хотите забыть. Нужно, чтобы с какой-то периодичностью вы получали напоминания об этих возможностях.

Эти вопросы относятся к категории тех дел, «которые я, возможно, захочу сделать, но не сейчас... хотя лучше, если я периодически буду вспоминать о них». Этот список ст о ит время от времени переоценивать, если вы хотите, чтобы польза от него была максимальной. Рекомендую вам просматривать его содержание в ходе ваших «еженедельных обзоров» (см. раздел «Система хранения общей справочной информации»).

Фрагмент стандартного списка «Когда-нибудь / может быть»

купить резиновую лодку для рыбалки

выучить испанский

пойти на мастер-класс по рисованию акварелью

сделать ремонт на кухне

построить плавательный бассейн

полетать на воздушном шаре

получить сертификат по подводному плаванию

научиться танцевать танго

научиться гончарному делу

организовать винотеку

провести месяц в Тоскане

создать собственную веб-страницу

создать фонд для детей

купить пианино

опубликовать мемуары

организовать вечеринку с соседями

сделать пруд с золотыми рыбками

Возможно, у вас есть информация, подобная той, что попала в список «Когда-нибудь / может быть», но которую потребуется освежить в памяти только тогда, когда вы соберетесь заняться конкретным видом деятельности. Ее можно организовать, например, в такие списки:

книги, которые нужно прочитать

марки вина, которые нужно попробовать

рецепты блюд, которые нужно приготовить

кинофильмы, которые нужно взять в прокате

путешествия на выходных

дела, которые могут понравиться моим детям

семинары, в которых нужно принять участие

веб-сайты, которые нужно изучить

Подобные напоминания могут значительно расширить ваши возможности творческого поиска. Полезно иметь в своем арсе­нале организационный инструмент, позволяющий легко составлять подобные списки.

Система напоминаний. Вторая категория задач, которые можно отложить, — это те задачи, напоминание о которых требуется только в определенное время в будущем. Самой удобной системой в этом случае будет каталожная система напоминаний, которую иногда также называют системой для «отложенных» или «последующих» задач. Она позволяет в буквальном смысле отправить самому себе, как по почте, напоминание в конкретный день.

Такую же функцию может выполнять и ваш календарь. Например, вы можете поставить себе напоминание на 15 марта, что через месяц вам необходимо заплатить налоги, или на 12 сентября, что через шесть недель в концертном центре Civic Auditorium в рамках гастролей Большого театра состоится показ «Лебединого озера».

Подробнее об этом — в главе 7.

Система для хранения справочных материалов

Многие материалы, с которыми вам приходится иметь дело, не требуют никаких действий, но ценны как справочная информация. Возможно, стоит сохранить ее, чтобы при необходимости вернуться к этим сведениям. Их хранение можно обеспечить в бумажном или электронном формате.

Бумажные материалы, начиная с меню местного ресторана с едой навынос и до планов, набросков, коммерческой информации по ландшафтному проекту, лучше всего хранить в эффективных физических или цифровых системах поиска. Эти системы могут быть самыми разными: от нескольких страниц в блокноте, отведенных под список ваших любимых ресторанов или телефонных номеров членов школьного комитета, до целых шкафов с папками, в которых хранятся документы по комплексной правовой оценке для корпоративного слияния. Хотя сегодня все больше информации распространяется в электронном формате, иногда бумажные распечатки могут быть эффективным способом хранения и дальнейшего использования информации.

Информацию в электронном формате также можно хранить разными способами: от облачных сервисов до архивных папок в вашем коммуникационном ПО.

Самое важное — помнить, что нужно обеспечить легкий доступ к справочному материалу. Системы хранения справочной информации, как правило, бывают двух типов: тематические и общие. Системы первого типа обычно можно выделить по форме хранения: например, картотечный ящик для договоров (упорядочен по дате); картотека, содержащая конфиденциальную информацию о заработной плате по каждому из сотрудников; серия папок с информацией по завершенным судебным процессам, которая может понадобиться для справки в будущих судебных разбирательствах; или база данных CRM-системы для отслеживания истории взаимодействия с клиентами.