Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Требует ли это действий?

На этот вопрос возможны только два ответа: даили нет.

Никаких действий не требуется. Если ответ «нет», возможны три варианта.

Эта информация больше не нужна (удалить).

Сейчас никаких действий не требуется, но может быть необходимо предпринять что-то позже (отложить).

Это потенциально полезная информация, которая может впоследствии понадобиться (сохранить как справочную).

Этими тремя категориями можно управлять, и мы еще вернемся к этому. Сейчас достаточно помнить о том, что вам нужны: мусорное ведро или клавиша Del для бесполезной информации; файл для хранения или календарь для информации, которая может понадобиться; эффективная система хранения справочной информации.

ДИАГРАММА РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА — ОБРАБОТКА

Требуются действия. В эту группу попадают те задачи, в отношении которых нужно что-то предпринять: от электронного письма с запросом тезисов вашего предстоящего выступления до записей в вашем блокноте после личной встречи с вице-президентом, где вы обсуждали важный новый проект, требующий привлечения внешнего консультанта.

Каждую задачу, требующую действий, необходимо рассмот­реть в двух аспектах.

Какой результат вы хотите получить?

Каково следующее действие?

Если речь идет о проекте... Необходимо зафиксировать желаемый результат в списке «Проекты». Это станет вехой, которая будет напоминать вам об открытом вопросе, пока вы с ним не справитесь, при каж­дой еженедельной ревизии списка (см. раздел «Система хранения общей справочной информации»). Эта задача будет надежно храниться в системе управления (в отличие от вашей памяти), пока не будет завершена или исключена из списка дел.

Не так уж много надо сил, чтобы что-то делать; куда больше усилий требуется на то, чтобы решить, что делать.

Элберт Хаббард

Каково следующее действие? Это главный вопрос в отношении любой информации, которую вы собрали. Если вы ответите на него правильно, будет что организовывать. «Следующее действие» — это следующее конкретное, физическое действие, которое нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению определенной задачи.

Примеры следующего действия:

перезвонить Фреду: название и номер телефона ремонтной мастерской, о которой он упоминал;

составить повестку дня для совещания по бюджету;

обсудить с Анджелой систему хранения документов, которую нам нужно внедрить;

найти в интернете местные курсы по обучению рисованию акварелью.

Напоминания об этих действиях, требующих выполнения, станут важными элементами вашей персональной системы управления эффективностью.

Выполнить, делегировать, отложить. Вы приняли решение по пово­ду следующего действия, и теперь у вас три варианта.

Выполнить. Если это действие займет меньше двух минут, его стоит сделать, как только вы приняли такое решение.

Делегировать . Если это действие займет больше двух минут, то задайте себе вопрос: «Действительно ли я справлюсь с этой задачей лучше всех?» Если ответ «нет», делегируйте это действие нужному человеку.

Отложить. Если это действие займет дольше двух минут и выполнить его должны именно вы, следует отложить его, но отслеживать в одном или нескольких списках «Следующие действия».

Организация

Внешние элементы диаграммы рабочего процесса представляют собой восемь отдельных категорий напоминаний и материалов, которые получаются в результате обработки всей собранной информации. Вместе они образуют комплексную систему организации практически всех ваших повседневных задач, а также тех задач, которые могут к ним добавляться ежедневно или еженедельно.

Быть организованным просто означает, что положение вещей соответствует вашему представлению о нем.

Информация, не требующая никаких действий, попадает в одну из трех категорий: «выбросить», «обдумать», «сохранить для справки». Следовательно, вы избавляетесь от нее; откладываете, чтобы позже еще раз к ней вернуться; или храните, чтобы обратиться к ней в случае необходимости. Для того чтобы справиться с задачами, требующими дальнейших действий, потребуются список проектов, система хранения вспомогательной информации по проекту, календарь, список напоминаний о следующих действиях, а также лист ожидания.