Дэвид Аллен - Как привести дела в порядок

Как правило, вопросы продуктивности, звучащие на высших уровнях в компаниях, с которыми мы работаем, сконцентрированы вокруг электронной почты и деловых встреч: они касаются избыточного количества того и другого, а также необходимости тратить в связи с этим слишком много времени на вопросы, не имеющие стратегической важности. Эти каналы коммуникации очень легко могут превратиться в непродуктивные воронки, выкачивающие энергию. Деловые встречи с несформулированной четкой целью ведут к ненужным электронным письмам, а это вызывает необходимость встреч для прояснения ситуации, за которыми следует еще больше электронных писем, и т. д. Как электронная переписка, так и деловые совещания являются неотъемлемыми элементами жизни любой компании. К сожалению, слишком часто они попадают в категорию неизбежного зла, главным образом из-за отсутствия четкой связи с целями и желаемыми результатами.

Если человек переходит от жалоб и комплекса жертвы к определению желаемых результатов и конкретных действий, потенциал его возможностей естественным образом увеличивается. Когда подобная модель поведения становится стандартом для команды сотрудников, это положительно сказывается как на результате работы, так и на корпоративном духе. Есть масса других проблем и возможностей, которыми стоит заниматься. Негативное отношение и пассивное сопротивление должны смениться концентрацией на желаемых результатах на соответствующих уровнях горизонта.

То, как сотрудники на персональном уровне справляются со своими корзинами «Входящие», электронными сообщениями и коммуникацией с окружающими, отражается на макроуровне корпоративной культуры их компании. Если задачи не выполняются, то не принимаются заблаговременные решения о дальнейших действиях; если не все открытые вопросы ответственно контролируются, то в масштабе команды эти проблемы только увеличиваются, а корпоративным стилем работы становятся постоянные авралы и стресс. Если же, напротив, сотрудники на индивидуальном уровне применяют принципы методологии GTD, компания выйдет на новый уровень высокой продуктивности. Проблемы и конфликты никуда не денутся: они остаются всегда, когда вы пытаетесь что-то изменить (или сохранить) в этом мире. Но тем не менее принципы управления деятельностью, описанные в книге, позволят вам сконцентрироваться и создать условия для наиболее эффективного их разрешения.

Видение без работы — лишь мечта, работа без видения — каторжный труд, а видение и работа — надежда всего мира.

Церковный манускрипт, Сассекс, Англия, около 1730 года

Меня часто спрашивают, как моя методология может помочь компании. Все предлагаемые мной принципы точно так же применимы по отношению к компании, как и к отдельному человеку. Для любой команды или компании актуальны все те же ключевые методы: сбор всего, что требует внимания команды, определение желаемых результатов и требуемых дальнейших действий, регулярный обзор текущей ситуации с учетом новых обстоятельств и периодическое перераспределение ресурсов. Однако точно так же как невозможно научить компанию читать, невозможно ожидать того, что она непременно «улучшится» с применением методологии GTD. Для работы в условиях экономики знаний большинству компаний требуются люди, умеющие читать, — для этого можно организовать обучение и обеспечить поддержку. Компаниям также нужны люди, уверенно владеющие искусством справляться с делами и способные действовать на новом уровне, соответствующем современным условиям. Когда это проявляется в компании через ее ожидания, обучение, модели деятельности сверху вниз, результат в плане продуктивности деятельности обещает стать впечатляющим.

14. МЕТОДОЛОГИЯ GTD И КОГНИТИВНАЯ НАУКА

С МОМЕНТАпервого издания книги «Как привести дела в порядок» результаты исследований в области социальной и когнитивной психологии документально подтвердили эффективность принципов, составляющих основу этой методологии. До недавних пор оценить эффективность этих принципов можно было лишь опытным путем. Любой, кто когда-либо применял методы GTD для сбора, обработки, организации, обзора своих материалов, сообщал о положительных результатах: ощущении ясности, контроля и концентрации, а также личных и профессиональных преимуществах, которые с этим связаны. Если вы сами хотя бы частично начали применять методы, о которых прочитали на страницах этой книги, то, несомненно, заметили положительные сдвиги в собственной манере поведения.