Яна Франк - Муза и чудовище

Если же есть хоть малейшее подозрение, что никаких 15 минут не получится, на задание объективно нужно полчаса, а на фоне общей суматохи и усталости, вероятнее всего, получится полтора часа, лучше сразу честно спросить всех, как насчет того, чтобы сдать это дело утром, чтобы оценить шанс на такой вариант, обычно достаточно одного трезвого взгляда на задачу, что же касается любимых коллег, которые звонят, пишут и подходят каждую минуту, – их можно попросить подождать! Эта великая мысль почему–то мало кому приходит в голову. Равно как и гениальная идея полчаса не подходить к телефону. Все мобильные и немобильные телефоны давно оснащены автоответчиками, и надо приучать собеседников ими пользоваться. Если я собралась спокойно поработать 45 минут, я сажусь и работаю, выключив звонок. Даже если телефон зазвонит через минуту после начала работы – 45 минут не срок. Человек, который не дозвонился до меня, перезвонит еще раз, если ему очень нужно. На электронную почту тоже считается хорошим тоном отвечать в течение часа! Никто не ждет ответа в течение минуты, и если кто–то приучил своих корреспондентов к таким молниеносным ответам, он сам виноват. Кстати, если за 45 минут кто–то очень настойчивый успел позвонить пять раз, чаще всего это даже к лучшему.

В половине случаев письма или звонки, поступившие с промежутком в пять минут, содержат какие–то панические сообщения о том, что все пропало, поломалось и не работает. Если случайно их все пропустить, в последнем будет написано или сказано: «ой, я уже сам разобрался». Либо Н., оказывается, одну точку не там поставил, теперь все работает!. Иногда задание успевают за час три раза отменить и вернуть на место.

Автоответчик по очереди зачитывает следующие сообщения: «Срочно сделай это! Ты еще не начал? Не делай пока ничего, отдел такой–то не дал добро! Теперь можешь начинать, кажется, все нормально, делаем! Ты уже много сделал? Только что позвонили и сообщили, что делаем, но в другом формате. Если можешь, измени…»

Прослушав все это через полчаса, человек спокойно берется за последнюю версию и думает: «Как хорошо, что я на все это не реагировал раньше. Это было бы убитое время, а так я хоть свою часть работы сделал за это время, по плану!» Также можно получить пять звонков от человека, у которого накапливаются разные задания. Это тоже очень удобно: вместо того чтобы пять раз поговорить с ним о какой–то мелочи, мы через полчаса имеем компактный списочек, из пяти дел которые он уже разложил в правильном порядке по срочности, описал и приготовил. Если коллега стучится в дверь и заглядывает в кабинет, можно посмотреть, сколько осталось работать, и вежливо сказать: «Я к тебе подойду (я тебе позвоню/напишу) через 15 минут». Он наверняка вежливо кивнет в ответ и исчезнет, чтобы это случалось реже, в больших фирмах существуют таск-менеджеры. Ими полезно пользоваться, и не менее полезно приучать к тому же самому коллег. В такие таск-менеджеры можно кратко вписать задание, после чего исполнителю автоматически приходит сообщение о том, что забот прибавилось. Такая форма обмена заданиями приучает к тому, чтобы коротко и ясно формулировать задачи в несколько строк.

Вписывая задание в чей–то план, сотрудник сразу видит очередь, в которую «становится». Если перед ним у человека уже вписано 50 планов, можно себе представить, когда ждать от него результатов. Также можно выставить для задачи очень высокий приоритет, но иногда именно в таких программах становится видно, что срочных дел у человека на сегодня уже пять, соответственно, он в них тонет. И лучше передать эту работу другому, если она действительно такая срочная. Таким образом, взгляд в список чьих–то задач отменяет множество диалогов. Сотруднику не нужно объяснять, как он занят, почему не может отреагировать моментально и что у него еще на повестке дня. Все это про него написано в интернете!

Все, кто пользуется такими системами, экономят много времени себе и другим. Во времена, когда у меня не было на работе таск-менеджера, я коротко описывала свои планы на записках и прикрепляла их на доску над столом. Когда кто–то приходил с новым заданием, указывала ему на эту доску, и многое сразу становилось ясно. Главное – не бояться просить людей подождать, отстать, перезвонить через 15 минут, не отвлекать еще полчаса. Или просто не реагировать какое–то время, спокойно занимаясь своими делами. Не нужно бояться, что кто–то вас осудит, ведь вы заняты самым святым делом – вы самоотверженно работаете, у вас план.