Е. Клочкова - Организация работы с документами по личному составу (персоналу)

– документы, необходимые для привлечения иностранных работников. В свою очередь данные документы подразделяются на группы и подгруппы.

Локальные нормативные акты– это документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в определенной организации с целью установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с положениями законов и иных нормативных правовых актов, коллективных договоров и соглашений. Эти документы определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в ТК РФ (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в соответствующую государственную инспекцию труда, работники без каких-либо проблем могут оспорить неправовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:

1) документы обязательного характера, т. е. предусмотренные ТК РФ:

– коллективный договор;

– структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);

– правила внутреннего трудового распорядка;

– положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне);

– положение о защите персональных данных;

– должностные инструкции;

– график предоставления отпусков (форма Т-7);

– положение об оплате труда;

2) документы рекомендательного характера :

– положение о персонале;

– положение об аттестации (оценке) персонала;

– положение о структурном подразделении;

– план работы кадровой службы;

– прогноз недостатка кадровых единиц.

Документы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства.

К ним относятся:

– инструкция по ведению кадрового делопроизводства;

– табель форм документов по работе с персоналом;

– альбом форм документов по работе с персоналом;

– регистрационные книги. Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации (например, приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел). Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в свободной форме:

– книга регистрации трудовых договоров;

– книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;

– книга регистрации приказов;

– книга регистрации протоколов;

– книга регистрации актов;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

– книга регистрации личных дел;

– трудовой договор;

– договор о полной индивидуальной материальной ответственности;

– договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;

– внутренняя служебная переписка. Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку, а затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия. Существует несколько видов служебной переписки :

письмо о переводе;

заявление;

докладная записка;

объяснительная записка;

протокол;