Илья Мельников: Набор персонала и организация работы офиса

Если предприятие открыто сравнительно недавно, то на первых порах оно вряд ли будет настолько прибыльным, чтобы вы смогли нанять квалифицированных работников. Поэтому предпринимателю надо будет очень напряженно работать и везде успевать. На свои плечи вам придется принять следующие обязательства: поиск новых возможностей для ведения бизнеса; планирование деятельности фирмы; организация мероприятий; создание идеи мероприятия; расчет бюджета; работа с поставщиками; проведение мероприятий; покупка оборудования и необходимых материалов; составление расписания и графиков работы; телефонные переговоры и составление прейскурантов; реклама и раскрутка бизнеса; ведение учета и сохранение должного баланса; банковские операции; ведение записей и поддержание порядка в рабочем кабинете и др.

По мере роста и развития вашего бизнеса, когда разработаны планы функционирования фирмы, спроектирована организационная структура и когда вы начнете замечать, что уже не в силах справиться со всеми обязанностями самостоятельно, наступает время для выполнения очень важной управленческой функции – приглашения на помощь сотрудников. Да, пришло время для набора и оценки персонала – работников и сотрудников, которые должны реализовать запланированное и привести вашу фирму к успеху.

Персонал, или кадры, представляют собой штатный состав работников фирмы, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции. Он характеризуется численностью, структурой, профессиональной пригодностью и компетентностью. Основная задача – привлечь на замещение вакантной должности перспективных претендентов. Следующий этап – отобрать среди них наиболее подходящих.

Численность персонала определяется характером, масштабами организации, сложностью, трудоемкостью процессов, степенью автоматизации. Эти факторы задают нормативную (плановую) величину. Списочная, то есть фактическая численность представляет собой число сотрудников, которые официально работают в организации на данный момент.

В составе списочной численности выделяют три категории работников: постоянные, принятые в организацию бессрочно или на срок более одного года; временные, принятые на срок до двух месяцев или для замещения отсутствующего работника – до четырех месяцев; сезонные, принятые на работу, носящую сезонный характер, на срок до шести месяцев.

Не включаются в списочную численность и относятся к работникам несписочного состава внешние совместители; лица, привлеченные для разовых и специальных работ; работающие на основе договоров; лица, направленные на учебу с отрывом от производства и получающие стипендию за счет предприятия и др. Списочная численность персонала ежедневно учитывается в табельных списках, в которых отмечаются все работники, как присутствующие на работе (явочная численность), так и отсутствующие по тем или иным причинам, то есть общая сумма явок и неявок на работу.

Персонал имеет взаимосвязанную структуру: организационную, функциональную, ролевую, социальную, штатную.

Организационная структура – это состав и соподчиненность взаимосвязанных служб, звеньев в управлении, которые включают аппарат управления и производственные подразделения. Функциональная структура отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями. Фунция управления представляет собой часть процесса управления, выделенному по определенному признаку (качество, труд и зарплата, учет и т.д.). Как правило, выделяют от 10 до 20 функций.

Ролевая структура характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, по коммуникационным и поведенческим ролям. Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям, организаторам, характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуаций, в поиске альтернативных решений (генераторы идей, эрудиты, критики). Коммуникационные роли определяют содержание и степень участия в информационном процессе, взаимодействие в обмене информацией. Поведенческие роли характеризуют типовые психологические модели поведения людей в организации, в быту, на отдыхе, в конфликтных ситуациях (оптимист, нигилист, конформист, кляузник, скандалист и др.).

Социальная структура характеризует коллектив фирмы как совокупность групп по полу, возрасту, национальному и социальному составам, уровню образования, семейному положению.