Саша Карепина: Конструктор делового письма. Практическое пособие по эффективной бизнес-переписке

Поэтому мне пришлось отредактировать письма – заменить в них названия компаний, товары, отрасли бизнеса вымышленными аналогами. Получились примеры, с одной стороны, настоящие, а с другой – придуманные, не имеющие прямой связи с реальными предприятиями и людьми. Правда, в результате в тексты проникли вовсе небывалые вещи – типа «станков для сухой прессовки металла» или «фестиваля “Молодые голоса” в Саратове». И теперь читатели порою пеняют мне, что я «не понимаю, о чем пишу» и «не разбираюсь в вопросе».

Если и вам в наших примерах бросится в глаза что-то несуществующее в природе, не спешите кричать: «Безобразие!». Примеры придуманы, чтобы показать в действии структуру и стиль письма, а не протестировать ваше знание региональных фестивалей или металлургии. Так что смотрите в корень и не отвлекайтесь на мелочи.

На что же именно нужно смотреть? Каждый тип письма мы разберем на двух уровнях:

• Структура, план письма

• Тон, стиль письма

Попросту говоря, мы увидим, по какому плану надо писать то или иное письмо и какими словами и фразами.

Ну, кажется, я все рассказала. Пора приступать. Начнем, как обещано выше, с общих правил, а потом рассмотрим каждую из категорий деловых писем.

Что такое «хорошо структурированное письмо»? Загляните в специальную литературу – и найдете там десятки советов и правил. В начале обязательно должно быть вступление, в конце – заключение, посередине – основная часть… А по большому счету правило только одно и критерий хорошей структуры письма один. Если письмо удобно для прочтения, если оно учитывает принципы восприятия информации адресатом, значит структура у письма верная. А если нет, значит нет.

Сделать письмо удобным для адресата как раз и помогает принцип «Суть → детали → суть». Этот принцип применим ко всем письмам без исключения. На нем строятся все следующие таблицы, половина схем – и б о льшая часть этой книги. Именно он позволяет составить информативное информирующее письмо, убедительное убеждающее послание – и с нужной степенью жесткости покритиковать адресата или отказать ему. Если вы запомните изо всей книги всего один принцип – пусть это будет принцип «суть → детали → суть». Так в чем же он состоит?

Представьте, что вам предложили на выбор две инструкции. Какую вам будет проще и удобнее выполнять?

Скорее всего, вы выберете второй вариант – и на собственном опыте убедитесь, что наше восприятие подчиняется двум правилам:

1. Нам неудобно воспринимать факты, если мы не понимаем, для чего они сообщаются. Нужно сначала узнать, что с этими фактами делать – запоминать их, анализировать или, скажем, сортировать.

2. Нам неудобно воспринимать большое количество несистематизированных фактов. Нужно их сгруппировать по понятному принципу.

Как же учесть эти два важных момента в деловой переписке? Для этого достаточно строить любые письма по следующей схеме.

Структура письма

В том, как это делать, мы разберемся на первом примере.

Дано: в некоем поселке работает предприятие, скажем, деревообрабатывающий комбинат. Все работники комбината в этом же поселке и проживают – и страдают от того, что поселковый клуб «Факел» год за годом хиреет без должного финансирования. Один из сотрудников комбината решает обратиться к руководству с предложением помочь клубу «Факел» и пишет такое, вполне типичное, письмо.

Уважаемый Иван Петрович!

Как Вы знаете, в бюджете нашего района нет средств на поддержание клуба «Факел» в поселке Верхнее, где проживают сотрудники нашего предприятия. Нет денег, чтобы платить зарплату ведущим кружков и секций. В центре проходят занятия школы современного танца, работает секция борьбы самбо. На дискотеках в «Факеле» выступают две местные любительские рок-группы, а по утрам здесь работает развивающая группа для малышей «Учусь вместе с мамой». Среди наших сотрудников найдутся неравнодушные люди, готовые вести занятия в центре на безвозмездной основе. На нашем складе уже несколько лет хранится никак не используемая музыкальная аппаратура. Эта аппаратура очень пригодилась бы в «Факеле». Наконец, наше предприятие могло бы профинансировать ремонтные работы из средств, выделенных для спонсорских пожертвований. В здании клуба уже 17 лет не было даже косметического ремонта. Используемое оборудование тоже давно устарело. Поддержав клуб «Факел», мы сохраним в поселке единственный настоящий очаг культуры – и на деле покажем социально ответственную позицию нашей компании.