Елена Смирнова - Делопроизводство для секретаря

4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по их совершенствованию с использованием ПК.

6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой – на уничтожение.

7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современными инфотехнологиями.

Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.

Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Документ– это материальный носитель информации о событиях, фактах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Таким образом, общая функция всех документов – способность содержать информацию, передавать эту информацию во времени и на расстояние. Документная информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Многие формы управленческой деятельности предприятия выражаются посредством соответствующих документов: планирование – подготовка различных планов, учет – составление и обработка статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации. Инструктирование – издание инструкций, методических указаний и т. д. Документация тесно связана со всеми формами управленческой деятельности предприятия, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средств реализации возложенных на него функций.

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПК, полученные по телефаксу и т. д.

Документы, функционирующие в сфере управления, называются организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:

1) распорядительные (приказы, распоряжения, решения);

2) организационные (уставы, учредительные договоры);

3) распорядительные (приказы, распоряжения, решения);

4) справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).

Существует несколько признаков классификации документов.

Их можно представить в виде следующей таблицы.

В зависимости от обстоятельств какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

От правильной организации документооборота предприятия зависит эффективность его работы. Этому вопросу всегда уделялось немало внимания и средств. Электронная техника стала реальной необходимостью для документационного обеспечения управления предприятием. С появлением компьютерных технологий стало возможным работать с документами намного быстрее, проще, эффективнее, чем раньше.

В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными технологиями».

Информационные технологии позволяют также обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.

Не менее важная задача делопроизводства– это организация регистрации и учета документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов надо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повысится, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.