Александр Непогода: Делопроизводство компании

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

• Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

• Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

Код классификатора состоит их цифровых десятичных знаков и контрольного числа и строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х, где:

• первые две цифры (класс формы) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей УСД;

• третья и четвертая цифры (подкласс формы) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

• следующие три цифры – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

• последняя цифра – контрольное число.

Термин документпроисходит от латинского documentum , что означает доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение документа: Документ – материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Всякий документ в документационном обеспечении управленческой деятельности может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций.

Важнейшей функцией документа является информационная.В документах фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в управленческой деятельности.

Документ выполняет и воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует постоянного повышения образовательного уровня, воспитывает эстетический вкус у управленческих работников.

В управленческой деятельности различают следующие виды документов:

1) официальный документ;

2) подлинник;

3) копия;

4) личные документы;

5) документы личного происхождения.

Официальный документ– это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицомпонимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Среди официальных документов особое место принадлежит правовым документам, регулирующих жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами, организациями и населением страны.

Подлинник официального документа– это первый или единственный экземпляр официального документа.

Копия документа– это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его признаки или часть из них.

Понятие копия связано с размножением документов. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка– это копия части документа. Отпуск– это копия отосланного документа.

Все копии должны быть удостоверены. Различают следующие способы удостоверения копий:

1) нотариальные копии– это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом – нотариусом;

2) официально заверенные копии– это соответствие подлиннику подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей;

3) простые заверенные копии– это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей.