Мария Кирсанова: Деловая переписка: учебное пособие

Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу письма;

• качественное и своевременное составление и исполнение письма;

• организацию оперативного поиска писем.

При подготовке письма используются следующие реквизиты:

01.Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);

02.Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);

03.Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04.Код организации;

05.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07.Код формы документа;

08.Наименование организации;

09.Справочные данные об организации;

11.Дата документа;

12.Регистрационный номер документа;

13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15.Адресат;

17.Резолюция (при поступлении письма в организацию);

18.Заголовок к тексту;

19.Отметка о контроле;

20.Текст документа;

21.Отметка о наличии приложения;

22.Подпись;

24.Визы согласования письма;

25.Оттиск печати (гарантийные письма);

26.Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);

27.Отметка об исполнителе;

28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29.Отметка о поступлении документа в организацию;

30.Идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01, 02 – Государственный герб РФ или герб субъекта РФпомещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов РФ помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности. На бланке может быть или герб России, или герб субъектов Федерации, но не два герба одновременно.

Реквизит 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.

Реквизит 04, 07 – Код организации и Код формы документа.Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица ОГРН 0000000000000.

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщикаИНН/КПП 0000000000/000000000.

Реквизит 08 – Наименование организации.Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо.