Тамара Воротынцева - Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Окажись вы на месте получателя, какое из писем вы бы прочли быстрее и легче? Информация из какого письма легче воспринимается?

Уверена, вы отдали предпочтение второму письму.

А сейчас я предполагаю, что по прочтении писем у вас вполне могла возникнуть следующая мысль: визуальный эффект графического выделения в письме можно усилить, если добавить выделения жирным шрифтом или цветом. «Почему бы этого не сделать?» – можете спросить вы. И будете абсолютно правы.

Посмотрите, как здорово могло бы выглядеть письмо:

Посмотрев на варианты письма, трудно не согласиться с утверждением, что использование шрифта добавляет чтению комфорта, а смыслу – стройности. Однако здесь я хочу вас предостеречь. Следует иметь в виду следующую важную вещь, связанную с особенностями почтовых электронных систем, которые используются в нашей деловой переписке.

Безусловно, визуально-графическое оформление текста письма способствует большей легкости и комфорту при чтении, влияет на скорость понимания смысла, заложенного адресатом.

При этом важно иметь в виду следующий момент. Он связан с разностью почтовых программ, которые используем мы (когда пишем письмо) и наши клиенты/адресаты (когда получают письмо).

Досадно, но достаточно часто встречаются ситуации, когда письмо с элементами визуальной графики (шрифт, цвет), отправленное из одной почтовой программы, при получении в другой программе выглядит совершенно иначе. Проще говоря, мы выделяем ключевые моменты шрифтом и цветом, а адресат, получая наше письмо, не видит этого выделения, так как оно не сохраняется. И если мы не предприняли каких-то других мер, чтобы выделить важные для нас смысловые моменты в письме, адресат их не увидит.

Посмотрите, в каком виде было отправлено письмо и в каком виде его получил адресат.

Понятно, что важность ключевых моментов, которые Павел обозначил цветом и шрифтом, Анна не оценит: шрифт и цвет нивелировались. Для того чтобы обеспечить понимание важности, необходимо было использовать иные средства. Например, такие:

From: Anna

To: Pavel

Subject: О закрывающих документах

Анна,

наша бухгалтерия сообщила, что электронные версии закрывающих документов при работе с поставщиками нас не устраивают, мы не можем их использовать.

Убедительная просьба: пришлите сканированные варианты с подписью и печатью до конца текущей недели (10 октября).

С уважением, Павел

Продумывая смысловые блоки и визуально-графические средства письма, помните следующее.

1. Почтовые программы, используемые в современной деловой переписке, не универсальны в части работы со шрифтами и цветом.

Текст, выделенный перед отправлением цветом или шрифтом, способен претерпеть визуальную трансформацию.

2. Наиболее надежными средствами визуальной работы с текстом письма являются:

• абзацы;

• нумерация;

• заголовки.

3. В некоторых компаниях активное использование цвета в деловой переписке с внешними клиентами считается признаком дурного тона.

Итак, еще раз напомню арсенал инструментов, при помощи которых мы обеспечиваем письму предельную ясность смысла, и посмотрим, что еще нам осталось освоить.

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания).

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Визуальные средства систематизации и выразительности письма: заголовки, абзацы, нумерация.

Нам осталось прояснить еще один вопрос.

От того, каким образом (какими предложениями) написано наше письмо, напрямую зависит скорость прочтения нашей информации и степень ее понимания адресатом. Для того чтобы он читал наш текст быстро и при этом не терял смысл, нам необходимо писать просто и ясно.