Тамара Воротынцева - Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Что делать, если количество информации явно превышает усваиваемый объем?

Когда человек сталкивается более чем с четырьмя или пятью предметами, для того чтобы удержать в памяти их все, он пытается разбить их на логические группы.

И если обратиться к нашей недавней ситуации с супругами, то мужу для того, чтобы запомнить все заказанное женой (восемь объектов), необходимо установить между ними какую-то логическую связь.

Цепочка из восьми предметов:

виноград, молоко, картошка, морковь, апельсины, масло, яблоки, сметана.

может выглядеть более компактно и удобно для восприятия и запоминания, если ее сгруппировать, например вот так (рис. 5).

Рис. 5. Объединение предметов в смысловые блоки

Все предметы объединены в смысловые блоки, и их графическое оформление образует подобие пирамиды.

Этот принцип получил название «Пирамида Минто» (по имени его автора Барбары Минто). В его основе – подача информации в виде схемы, где информационные объекты сгруппированы в логические блоки и могут подаваться от общего к частному и наоборот.

Чем пирамида Минто может быть полезна при написании делового письма?

Во-первых, безусловно, важно контролировать количество информации, которую человек способен воспринять и запомнить. Это универсальный закон, который всегда нужно учитывать при обмене информацией.

Во-вторых, полезно подавать информацию в формате логических смысловых блоков: от общего к частному или наоборот. Это действительно существенно облегчает ее понимание и запоминание.

Давайте посмотрим, как выглядит недавняя ситуация с покупками в формате электронного письма.

Письмо о покупках

Date: Моп, 10 Oct 2011

From: жена

То: муж

Subject: Перечень покупок

Дорогой!

Сообщаю тебе, какие покупки нам необходимо сделать в магазине.

Пожалуйста, купи:

Овощи: картошку, морковь.

Фрукты: виноград, апельсины, яблоки.

Молочные продукты: молоко, сметану.

Хлебобулочные изделия: белый хлеб в нарезке, черный «Бородинский».

Напитки: минеральную воду, яблочный сок.

Буду тебе очень благодарна, если ничего не забудешь и не перепутаешь.

Будет здорово, если успеешь вернуться к 20:00!

С любовью, Катя.

Примечание: уверена, что вы сразу увидели три точки внимания (тему, фразу-анонс, финал письма).

Но нас сейчас интересует логика и оформление основной части.

Что о ней можно сказать?

1. Основная часть построена по принципу логических смысловых блоков (от общего к частному).

2. В ней использованы графические средства подачи информации (абзацы, нумерация, заголовки).

Адаптировав идею Минто к формату электронного делового письма, я предлагаю вам использовать в работе принцип, который я уже назвала ранее, – принцип 5×5.

1. Организуйте основную часть письма по принципу смысловых блоков.

2. Контролируйте количество смысловых блоков. Оно не должно превышать пяти (лучше, если меньше пяти).

3. Внутри каждого смыслового блока помещайте не более пяти более мелких смысловых единиц.

4. Обязательно используйте графические средства выразительности: абзацы, нумерацию, заголовки.

Посмотрите на примеры ниже и почувствуйте разницу между письмами, написанными с использованием принципа 5×5 и без его применения.

Первый вариант письма не использует принцип 5×5. Второй – использует (логика смысловых уровней, абзацы, заголовки, нумерация).

Представьте себя на месте получателя. Какое из писем быстрее и комфортнее читать? Информация из какого письма легче воспринимается?

Осознаете ли вы разницу, получаемую в результате применения принципа 5×5?

Уверена, что да.

Эффект применения принципа 5×5 наиболее ярко виден в ситуации, когда нам важно сообщить адресату внушительную по объему информацию. Этот принцип может стать поистине спасительным инструментом, позволяющим дать такую информацию предельно легко, компактно и комфортно для восприятия адресата.

Пожалуйста, наберитесь терпения и прочтите объемные письма, помещенные ниже. Одно из них использует принцип 5×5, второе – нет.