Аня Михайлова - Как подготовить, организовать и провести профессиональное онлайн-мероприятие

© Аля Загитова, 2020

© Аня Михайлова, 2020

ISBN 978-5-0051-9957-7

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

С марта 2020 года из-за ограничений, связанных с пандемией коронавируса, онлайн-мероприятия стали для многих учреждений культуры единственным способом провести запланированные мероприятия и организовать новые.

В этом пособии вы найдете рекомендации, которые помогут подготовить, организовать и провести онлайн-семинар, конференцию или серию профессиональных встреч.

Составители пособия сосредоточились на содержательной и организационной частях онлайн-мероприятий, поэтому в пособии нет подробных технических инструкций. В разделе «Технические возможности» есть список платформ с краткими характеристиками и перечень минимально необходимого оборудования.

Благодарим Евгению Киселеву, руководителя отдела междисциплинарных проектов ГМИИ им. А. С. Пушкина, Дарью Чудную, руководителя отдела PR и маркетинга московского Музея космонавтики, и Ольгу Филимонову, заведующую отделом внемузейных проектов московского Музея космонавтики, за помощь в подготовке этого руководства и профессиональные советы.

Мы благодарим издательский сервис Ridero за информационную и организационную поддержку издания, а коллег – за помощь в подготовке этого пособия, полезные советы и бережную критику.

Банально, но с идеи.

Яркое профессиональное событие иногда может вырасти из идеи, которая на первый взгляд кажется несерьезной. Как конференция про «Философию зайца» 1 1 О научной конференции «Философия зайца» https://www.gazeta.ru/science/2014/06/21_a_6079385.shtml (дата обращения 17.12.2020) .

Важно хорошо представлять целевую аудиторию мероприятия и замысел. Это поможет в продвижении мероприятия, поиске информационных партнеров и спонсоров, выборе тем и спикеров. Во время обсуждения возможных вариантов полезными могут оказаться вопросы:

– К кому вы обращаетесь (кто слушатели и участники вашего мероприятия)?

– Что вы хотите сказать?

– Какого результата хотите добиться?

Например, ваш музей готовит двухдневный онлайн-семинар для специалистов отделов общественных связей, рекламы и маркетинга. Вы обращаетесь к коллегам, специалистам, потенциальным партнерам для того, чтобы: а) представить результаты успешных проектов; б) рассказать о пошаговой подготовке стратегии продвижения проектов; в) показать возможные варианты сотрудничества культуры и бизнеса и т. п.

Бюджет подготовки и проведения мероприятия нужно планировать заранее и быть готовыми к оптимизации и/или корректировке. Если вы знаете, что расходы на организацию не предусмотрены, то критически оцените внутренние ресурсы (количество людей в команде организаторов, штатный дизайнер, smm-специалист, технические специалисты) и технические возможности музея.

Точно сформулированная идея и представление об аудитории дает возможность составить список потенциальных партнеров и спонсоров мероприятия, подготовить для них презентацию, если это необходимо, представить идею и обосновать целесообразность сотрудничества. Юридическое оформление официального партнерства может занять некоторое время, поэтому важно продумать сотрудничество заранее.

До того, как начать подготовку своего мероприятия, просмотрите, пожалуйста, календарь профессиональных мероприятий в своей области 2 2 Такой календарь событий есть, например, на сайте АНО «Идеи для музеев» . В нем мы публикуем информацию о российских и зарубежных профессиональных музейных очных и онлайн мероприятиях. . Проверьте, не совпадают ли темы, предполагаемые даты и состав участников.

Представим, что вы точно знаете, о чем ваше мероприятие, для кого и почему оно важно. Теперь можно переходить к следующему шагу – составлению предварительного спискаприглашенных экспертов.

Есть два способа: открытый прием заявок на участие (open call) или приглашение спикеров и экспертов от имени музея.

Для открытого приема заявок вам понадобится продуманная форма сбора информации об эксперте, в которой помимо контактов, могут быть вопросы о профессиональном опыте, участии в других мероприятиях, подробное описание условий участия и рекомендации по оформлению тезисов, презентации и дополнительных материалов.