Аня Михайлова - Как подготовить, организовать и провести профессиональное онлайн-мероприятие

Критерии отбора заявок нужно заранее обсудить с членами оргкомитета мероприятия. Важно договориться о том, кто принимает окончательное решение о подтверждении или отклонении заявки, подготовить шаблоны писем спикерам, которые прислали заявки.

Если вы приглашаете спикеров от имени музея, то полезным будет сначала составить список всех возможных экспертов. Организаторы подходят к составлению такого списка по-разному. Кто-то приглашает только известных в профессиональном сообществе экспертов, кто-то ищет новые имена и зовет экспертов из смежных областей. Можно объединить два подхода и вместе с коллегами составить большой список разных специалистов, которые могли бы выступить на нужную тему. Это поможет придумать небанальную программу, представить профессиональному сообществу и слушателям новые имена.

Документ с таким списком можно оформить как таблицу, в которой есть краткая информация о каждом эксперте, ссылки на его проекты, социальные сети, записи выступлений, адрес электронной почты, телефон, пометка о предпочтительном способе связи. Такая таблица может оказаться полезной в случае форс-мажора: вы сэкономите время на поиске нужного специалиста, если тот, с кем вы уже договорились, не сможет выступить.

А еще…

У оргкомитета должно быть четкое представление о форме будущих выступлений: отчеты о проделанной работе, разборы практических примеров, мастер-классы, ответы на вопросы слушателей, дискуссия, диалог профессионалов с противоположными точками зрения? Нужны ли презентации? Если да, то какие?

Чем лучше вы представляете желаемое содержание выступлений, тем легче будет обсуждать участие с приглашенными специалистами. Количество спикеров и модераторовна вашем мероприятии зависит от выбранного формата.

Любым. Главное, чтобы он соответствовал вашим целям, задачам и возможностям.

Например:

– Серия однодневных онлайн-семинаров (как, например, «АДИТ ДОМА – 2020»).

– Несколько дней онлайн-работы: одна-две часовых сессии в течение дня ( III Семинар «Музейный пиар»).

– Инклюзивный онлайн-фестиваль ( «В присутствии всех», IV Международный инклюзивный фестиваль в ГМИИ им. А. С. Пушкина).

– Двухдневная конференция ( «Актуальные направления деятельности музеев»в Государственном историческом музее).

– 14-часовой марафон прямых эфиров в рамках музейного телевидения(московский Музей космонавтики).

О чем нужно подумать заранее, чтобы было легче выбрать подходящий формат онлайн-мероприятия?

– Продолжительность мероприятия и перерывов. Участникам важно отдыхать, а техническим специалистам – успевать настраивать и проверять трансляцию.

– Время начала выступлений. Это важно, если вы хотите, чтобы к мероприятию присоединились коллеги из разных часовых поясов. Расписание выступлений спикеров тоже можно составлять, опираясь на информацию об их часовых поясах, и предлагать удобные временные промежутки.

– Продолжительность отдельных выступлений. В онлайн-формате спикерам сложнее удерживать внимание участников, а слушателям – долго сосредотачиваться на «говорящей голове». Поэтому выступление должно быть не очень длинным и сопровождаться сменой деятельности. Можно провести блиц-сессию вопросов и ответов в чате, попросить слушателей высказать мнение, поделиться отзывами в сервисах онлайн-голосования.

– Вовлечение слушателей и увеличение среднего времени нахождения на онлайн-мероприятии.

– Доступность: закрытое мероприятие по ссылке только для ограниченного списка приглашенных или мероприятие со свободным доступом по открытой ссылке.

– Стоимость участия, если мероприятие платное. Возможно, предусмотреть покупку не только участия, но и записи, дополнительных материалов.

– Желаемое или допустимое количество участников.

– Важные количественные и качественные показатели (посещаемость сайта музея, вовлеченность в соцсетях, количество участников мероприятия).

– Организация неформальной части мероприятия, онлайн-нетворкинга.

– Выбор платформы для проведения мероприятия, ее возможности и ограничения.

– Инфраструктура помещения, если организаторы/модераторы работают на площадке.

– Необходимость перевода и тифлокомментирования (иностранные языки, РЖЯ – русский жестовый язык).

– Дополнительные материалы, которые вы, возможно, предложите участникам и слушателям после окончания мероприятия.