Брюс Тулган - Быть начальником — это нормально

Часто менеджеры начинают вести подробную документацию, когда у одного из подчиненных возникают серьезные проблемы с работой. Один эксперт по кадрам объяснил мне: «Обычно менеджер связывается с отделом кадров, когда хочет принять какие-либо дисциплинарные меры против подчиненного. Специалист отдела кадров спрашивает менеджера: „Как долго это продолжается?“ Обычно это старая проблема. „Вы задокументировали эту ситуацию?“ Чаще всего звучит отрицательный ответ. Проблема длится уже три года, а менеджер никак не отражал ее в документации, так что отдел кадров ничем ему помочь не может». Формализованный процесс ведения документации необходим для принятия дисциплинарных мер. Он включает в себя процедуру устных просьб и предупреждений, которые регистрируются в журнале, а также процедуру вынесения письменных предупреждений. После второго письменного предупреждения менеджер может заставить сотрудника работать по так называемой программе улучшения производительности.

Программы улучшения производительности распространены в отделах кадров. Они считаются мерой наказания, которая обычно следует после нескольких устных и письменных предупреждений. Вот как это работает. Менеджер и подчиненный вместе разрабатывают четкие требования и планируют шаги, которые должен предпринять последний для улучшения работы. Проекты разбиваются на конкретные этапы и алгоритмы с жесткими сроками выполнения, четко и ясно излагаются правила и параметры. Каждую неделю (а иногда — и каждый день) менеджер должен тщательно наблюдать за работой подчиненного и отмечать, соответствует ли она требованиям.

Короче говоря, программа улучшения производительности для сотрудников с серьезными производственными проблемами на самом деле заставляет менеджеров делать то, что они и без того обязаны были делать! Неудивительно, что практически в половине случаев реализация программы приводит к улучшению работы. Программа на самом деле основывается на базовых азах методов руководства. Поразительно! Если она так хорошо работает с подчиненными, у которых постоянно возникают серьезные производственные проблемы, представьте, как она будет эффективна в случае с сотрудниками, которые хорошо справляются со своими обязанностями.

Заставьте всех сотрудников работать по программе повышения производительности. Назовите ее как-нибудь по-другому, если необходимо. И не стоит использовать ее как предупреждение, наказание или путь к увольнению. Она должна стать для всех стандартной рабочей процедурой. Стандартная программа повышения производительности — отличный формат для документации: в начале недели менеджер записывает требования к сотруднику, затем контролирует конкретные действия и записывает, соответствуют ли они выдвинутым требованиям. Именно эти процедуры каждый менеджер должен выполнять с каждым подчиненным — плохим, хорошим или средним. Постоянно регистрируйте, насколько работа подчиненного соответствует ожиданиям.

Вам нужно создать практичный, простой и легкий процесс, который не влечет за собой создания вороха бумаг, тормозящего вашу работу.

Некоторые менеджеры держат при себе блокнот или дневник, куда каждый день вносят заметки. Внося новую информацию, напишите имя сотрудника и дату, а затем что-нибудь о его работе. Со временем вы, возможно, сделаете таблицу-шаблон для каждого сотрудника, соответствующую его задачам и зоне ответственности, чтобы заметки было делать проще.

Другие менеджеры используют простой пакет программ по управлению отношениями, на основе которого формируется электронный блокнот менеджера. Вам потребуются всего лишь база данных и программа для составления расписаний, которые позволят вам вести записи о каждом сотруднике. В каждой записи должно быть место для заметок, а дата и время сохраняются автоматически. Некоторые менеджеры копируют электронную переписку с подчиненными в эти базы данных. Кроме того, в большинстве подобных программ раздел «Заметки» можно настроить под себя, так что вы сможете создать специальные шаблоны для каждого сотрудника.

Чем бы вы ни пользовались — блокнотом или специальной программой, — вы должны обязательно записывать определенную ключевую информацию.

Ожидаемые результаты. Изложенные цели и требования. Выданные инструкции или списки дел. Стандартные рабочие процедуры, правила и указания. Установленные сроки сдачи.