Глеб Архангельский - Работа 2.0 - прорыв к свободному времени

С помощью экспорта задач в Microsoft Outlook я назначил все поручения ответственным исполнителям в нашей корпоративной системе контроля поручений. В специально настроенном пользовательском представлении «Выставка» все задачи по проекту отобразились в едином списке.

Благодаря синхронизации MindManager с Outlook руководитель проекта может отслеживать статус выполнения задач по проекту в режиме онлайн, а ответственные исполнители могут отчитываться по поручениям и обмениваться информацией из любой точки мира, где есть доступ к интернету.

Совместное 20-минутное планирование организации выставки в режиме онлайн и использование удаленного подключения MindJet Connect и корпоративного Outlook позволило все задачи выполнить в срок, и выставка была проведена на высоком уровне без форс-мажоров».

– Для проведения небольших видеовстреч (два-три участника) удобно использовать программу Skype или ее аналоги; Skype удобен своей чрезвычайно широкой распространенностью.

– Видеоконференции, предполагающие большое число участников, а также работу со слайдами, файлами, голосованиями, удобно организовывать с помощью специализированных сервисных (например, Вебинар. ру) или серверных (например, Adobe Connect) решений.

– Для повседневной онлайн-работы достаточно ноутбука с веб-камерой, гарнитуры и мобильного интернета (GPRS-модуль или Yota). Проведение крупных онлайн-мероприятий требует более профессионального оборудования: камер, микрофонов и т. п.

– Microsoft Exchange Server (который можно использовать как сервер, развернутый в организации, либо как интернет-сервис, в формате Exchange-хостинга), позволяет коллективно работать с календарями, задачами, контактами и почтой Outlook, то есть с основными ИТ-составляющими корпоративного тайм-менеджмента.

– Существует несколько способов удаленного доступа к корпоративной информации, таких как терминальный доступ, VPN-соединение, доступ через веб-интерфейс и многие другие, каждый из которых имеет свои технические и управленческие достоинства и недостатки.

– В большинстве компаний уже есть, но во многих еще не используется Share Point – удобное решение для хранения корпоративной информации, документооборота, создания единого информационного пространства.

– Все более популярным становится Microsoft Communication Server, интегрирующий различные способы связи: телефонию, почту, обмен мгновенными сообщениями и файлами, видеоконференции, информацию о доступности человека.

– Программа MindManager (и инструмент для коллективной работы MindJet Connect) позволяет визуализировать информацию, делает наглядной коллективную работу над стратегией, проектами, сложными документами.

Техническая инфраструктура

Тонкости организации и проведения

Режиссура мероприятий и создание «эффекта присутствия»

За все в этой жизни нужно платить. Огромное удобство онлайн-мероприятий, экономия организационных расходов, устранение непроизводительных затрат времени – чтобы получить все эти выгоды, необходимо приложить определенные усилия. В некоторых аспектах подготовка онлайн-мероприятия сложнее, чем обычного.

Главная трудность в организации онлайн-мероприятий – создать максимальный эффект присутствия, живого общения участников между собой и с выступающими. Для этого нужна тщательная режиссура, продуманность и вы-строенность всего, что вносит в мероприятие интерактивность и динамичность.

Кроме того, ситуация с технической стороной онлайн-работы в нашей стране пока далеко не безоблачна. Недостаточная пропускная способность интернет-каналов и техническая грамотность людей, качество работы оборудования в компаниях – все это накладывает ограничения и обусловливает трудности. Ничего страшного в них нет, их нужно один раз как следует проработать – и в дальнейшем наслаждаться результатами.

Разделим онлайн-мероприятия на два основных типа:

– чисто онлайновые: все общение происходит только в онлайне, никто не собирается в переговорных, конференц-залах и т. п.;