Глеб Архангельский - Работа 2.0 - прорыв к свободному времени

В-третьих, увеличилась эффективность групповой работы в рамках проектов, а также качество совещаний: стало проще организовывать групповые обсуждения как внутри компании, так и с внешними пользователями, проводить еженедельные совещания с участием сотрудников филиала и совместно обсуждать все вопросы.

В-четвертых, система позволила сформировать современную культуру общения. Теперь никто уже не бежит к системному администратору за помощью, а просто связывается с ним и дает ему доступ к своему рабочему столу нажатием одной кнопки. Таким образом, многие вопросы решаются буквально за пару минут. В-пятых, увеличилась доступность сотрудников: автоматическая переадресация на мобильный телефон позволяет присоединиться к любому обсуждению в любой момент; веб-доступ к системе из любой точки мира позволяет обеспечить взаимодействие с сотрудником даже в случае его отсутствия на рабочем месте. А будучи установленной на коммуникаторе (на платформе Windows Mobile), система дает возможность работать в любое время и в любом месте, оперативно отвечая на запросы коллег и партнеров. Проверку на прочность эта система прошла, когда всего через пару недель после ее внедрения в уфимском филиале компании случился пожар. Более двух недель офис был в нерабочем состоянии, всех сотрудников перевели на надомную работу. Однако клиенты и партнеры не почувствовали задержки в решении своих вопросов, сроки сдачи проектов не изменились.

Стоит заметить, что готовящиеся к выходу 2010-е версии продуктов Microsoft еще дальше пошли по пути интеграции различных информационных потоков. Например, Exchange 2010 содержит сильные средства работы с sms-сообщениями и голосовой почтой через Outlook; SharePoint 2010 позволяет работать с размещением документов на портале прямо из Word 2010 (извечная беда любой корпоративной информационной системы – невозможность заставить людей вовремя вносить в нее информацию. Но если это можно сделать прямо из Word, то тогда жизнь существенно упрощается). Говорить о конкретных применениях этих новых программных продуктов пока рано, но общая линия на интеграцию не может не радовать.

В заключение главы не могу не упомянуть программу MindManager, которая в последние полтора-два года стала одним из любимых инструментов консультантов компании «Организация Времени» и многих наших клиентов. Эта программа, служащая для построения электронных интеллект-карт, – одна из наиболее известных в мире. Главная «бизнес-польза» интеллект-карт – возможность представить информацию визуально, наглядно, упаковать большое количество информации в простую древовидную схему. Технологии майнд-менеджмента повышают эффективность решения различных бизнес-задач: планирования проектов и стратегических целей, написания понятных документов и статей, подготовки наглядных презентаций и проведения увлекательных публичных выступлений, мозговых штурмов и многого другого.

Для коллективной удаленной работы программа Mind-Manager удобна в связке со специальным приложением MindJet Connect, которое позволяет организовать через интернет доступ к единой интеллект-карте любого количества сотрудников, находящихся в самых разных точках земного шара. Это позволяет совместно проводить мозговые штурмы, планировать и управлять проектами, осуществлять стратегическое и оперативное планирование и много что еще.

Рассказывает Сергей Бехтерев, директор по консалтингу «Организации Времени», автор книги «Майнд-менеджмент: решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт»:

«Наши консультанты имеют очень плотный график работы, который планируется на несколько недель вперед. К тому же многие творческие задачи проще выполнять в спокойной домашней атмосфере, а не в офисной суете. Поэтому мы часто проводим совещания с помощью удаленных технологий работы. Когда у нас возникла потребность составить план проекта подготовки к выставке Тренинг-Экспо и распределить обязанности между ответственными исполнителями, мы использовали MindJet Connect.

В назначенное время участники выставки через интернет зашли в специально созданную карту будущего проекта. Мы провели совместный пятиминутный мозговой штурм, накидав максимум идей от каждого участника. Потом мы начали совместно структурировать и обсуждать полученные идеи. В MindManager процесс структурирования происходит очень простым способом соединения объектов друг с другом. В специальной панели обсуждения мы согласовали всех ответственных и сроки выполнения задач, после чего указали все параметры задач в MindManager. В результате у нас получилась следующая интеллект-карта проекта: