Игорь Вагин - Презентации. Публичные выступления

3. Продумайте все составляющие выступления.Вы наверняка заранее расписали весь текст презентации. Но некоторые детали уточнить не помешает. Например, продолжительность каждого пункта и подпункта (так вы сразу определите, не получилась ли презентация слишком длинной). Стоит рассортировать все компоненты следующим образом:

А – то, что обязательно надо сказать;

Б – то, что сказать желательно, но необязательно;

В – то, что стоит сказать, если на это останется время.

Затем постарайтесь выстроить все вместе в логическую последовательность.

4. Определитесь с вступлением и структурой презентации. Вы можете воспользоваться советами, которые приведены в соответствующих главах этой книги.

5. Рассчитайте продолжительность презентации. Большинство презентаторов боятся сказать недостаточно – хотя чаще всего говорят слишком много. Важно, чтобы презентация не была чересчур перегружена информацией. Пункты типа В, как показывает практика, лучше выкидывать еще на стадии наброска презентации. Помните: чем дальше, тем сложнее будет убрать из текста тот или иной кусок. Позднее все равно появится масса «важных» идей, презентация разбухнет после того, как вы включите в нее слайды – и в итоге вы едва-едва уложитесь в запланированное время.

Слушатели совсем не против кратких презентаций: 30–40 минут хватит за глаза. А если вы сумеете сказать все, что нужно за 15–20 минут, честь вам и хвала. А слишком длинное выступление не нравится никому. Слушатели начинают скучать, зевать и стараются уйти до очередного перерыва (так как паузы имеют неприятную привычку затягиваться и съедать время).

По роду деятельности я часто посещаю презентации разных организаций. Однажды привелось побывать на презентации финансовых услуг, которая длилась… 4 часа с одним двадцатиминутным перерывом. Как думаете, сколько слушателей «досидело» до ее завершения?

Не спорю, презентация оказалась очень интересной. Однако если первая часть еще была относительно понятной, то вторая оказалась сложна для восприятия. Словно идет не презентация услуги, а подробная лекция о ней. Но ведь цель любой презентации – продать продукт, а не представить о нем отчет. Кстати, нередко такие долгие презентации служат лишь демонстрации интеллекта выступающего, а вовсе не делу фирму.

Данную презентацию вел директор компании— настоящий спец в своем деле. Другие подобные презентации проводили его помощники: они не вдавались в детали, и их выступление легко укладывалось в 30–40 минут. И вот парадокс: у них на услугу подписывались десятки клиентов, а у директора – почти ни одного! Как видите, время презентации на уровень продаж не влияет. Вернее, влияет, но с точностью до наоборот: чем дольше тянется демонстрация, тем меньше желание купить товар.

Поэтому стоит насторожиться, заметив, что публика начала позевывать, переговариваться, перестала задавать вопросы или вопросы задаются с раздражением.

Если же тема презентации действительно требует выступления длиной в 2–3 часа, то хотя бы меняйте презентаторов. Устанут слушатели от одного – а тут уже второй на подходе, все-таки – разнообразие!

С другой стороны, перерыв – момент важный, а иногда и необходимый. Однако две паузы по 10 минут всегда лучше одной длиной в 20 минут. Если презентация идет 3 часа, два коротких перерыва будут эффективнее одного, пусть и длинного.

Нет правил без исключений. Если вы выступаете перед большой аудиторией (500 -1 000 человек), логичнее объявить один длинный перерыв вместо двух коротких. Ведь даже чтобы просто покинуть зал, людям понадобится не меньше пяти минут. Заходить обратно они будут столько же. И собрать столько народу вместе всегда непросто. А короткий перерыв уже через десять минут закончится…

Не пытайтесь объять необъятное. Презентацию следует строить на фактах, которые могут заинтересовать аудиторию в целом. Детали оставьте на потом, для клиентов, которые обратятся к вам после выступления.

6. Приготовьтесь поддерживать обратную связь с аудиторией.Продумайте, как и на какие вопросы вам придется отвечать. Постарайтесь не попасть в ловушку сухих фактов, превратите выступление в интересное повествование, а не в чтение вслух бухгалтерского отчета.

Помните: вы прекрасно знаете, что собираетесь сделать или показать в следующую минуту, а вот слушателям об этом ничего не известно. Поэтому постарайтесь, полушутливо, полусерьезно предупреждать аудиторию о том, что ее ждет: