Дмитрий Сидоров - Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними

6.8.4. Отдел бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения:

• передает при необходимости новые или исправленные бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры, накладные, возвратные накладные, различные платежные ведомости); информацию о возможности изменения статуса накладных; ведомости по результатам сверок взаиморасчетов; расчетные ведомости на заработную плату; сведения об оплатах и поступлениях денежных средств, аккредитивах, изменениях в банковских реквизитах компании и клиентов, переводе денежных средств покупателям по договорам маркетинга и услуг; сведения об отсутствии необходимых документов по клиентам департамента продаж;

• получает методики расчета заработанной платы, мотивационных программ, поощрений и взысканий; акты на возврат продукции, накладные, счета-фактуры, требующие отметки у покупателей; сведения об изменении банковских реквизитов клиентов, переводе денежных средств за клиента другим юридическим лицом с предоставлением необходимого пакета документов.

6.8.5. Контрольно-кассовая служба:

• передает при необходимости новые или исправленные кассовые чеки; сведения об оплатах и поступлениях наличных денежных средств; сведения об отсутствии необходимых документов по клиентам департамента продаж;

• получает наличные денежные средства от клиентов; неправильно оформленные чеки.

6.8.6. Департамент по организации и обслуживания клиентов:

• передает информацию о доставке заказа конечному потребителю; о маршрутах развоза продукции; информацию о невыполнении заказов покупателей для оперативной замены продукции; сведения о продукции с истекающими сроками годности; информацию о нарушении графика доставки продукции; сведения об отсутствии необходимых сопроводительных документов, которые необходимо получить от поставщиков;

• получает информацию о графиках и формах доставки продукции клиентам; временные нормативы и минимальные партии доставки продукции; необходимый пакет отгрузочной и сопроводительной документации; месячные планы продаж по товарным группам и производителям.

6.8.7. Юридическая служба:

• передает согласованные проекты договоров, приложений, протоколов разногласий, претензий; информацию о выставлении исковых требований к покупателям и решении вопросов по выставленным исковым требованиям со стороны фирмы; информацию о необходимости участия в заседаниях судов различных инстанций; необходимую информацию о подготовке, проверке и согласовании различных юридических документов, формах гражданско-правовой ответственности; необходимые юридические пакеты документов; сведения о регистрации заключенных договоров; тексты и разъяснения различных приказов, распоряжений и других нормативных актов, регламентирующих работу фирмы;

• получает необходимые проекты договоров, пакеты документов и обоснованные условия работы с клиентом для заключения новых и перезаключения старых договоров; заявки на поиск необходимых нормативно-правовых документов; сведения о ликвидации юридических лиц, являющихся клиентами компании, закрытии торговых точек, конфликтных ситуациях с клиентами, которые не удается решить в рабочем порядке и по которым требуется принять юридически обоснованное решение; копии деловой переписки, необходимой для решения вопросов заключения договоров, предъявления претензий и судебных исков, а также отмены уже принятых решений; на подготовку, проверку и согласование протоколы разногласий (согласований), учредительные документы клиентов, все возможные сведения о клиентах, которые могут оказать всестороннюю помощь в проверке юридической чистоты сделки.

6.8.8. Логистическая служба передает необходимую служебную корреспонденцию; отчетность и аналитические записки, необходимые для выполнения задач департаментом продаж.

6.8.9. Служба управления персоналом:

• передает необходимые документы, регламентирующие работу компании, ее структур, порядок и форму оплаты труда, распорядок трудового дня, положения об оплате и мотивации персонала, обучении и образовании, справки с места работы, сведения о состоянии рынка труда;

• получает заявки на подбор необходимых сотрудников на существующие вакансии; необходимые сведения и документы по сотрудникам департамента продаж; график отпусков всех сотрудников департамента продаж в установленное время; заявки на перечень мероприятий, проведение которых необходимо для повышения квалификации работников департамента по отдельным направлениям; заявления, справки, больничные листы и другие документы, регламентирующие работу и изменение распорядка трудового дня в компании; предложения по изменению организационно-управленческой структуры предприятия для закрепления в штатных расписаниях и положениях о структурных подразделениях предприятия; табели учета рабочего времени сотрудников подразделений департамента продаж; информацию о количественной и качественной потребности предприятия в персонале.