Кира Иванова - Копирайтинг - секреты составления рекламных и PR-текстов

С. Я. Лисицын,

профессор кафедры связей с общественностью СПбГЭТУ

15 января 2010 г.

В тех случаях, когда нужно переслать пакет материалов или документов, пишется письмо с перечнем всех вложений; такое письмо заканчивается просьбой сообщить по телефону о получении почтового отправления.

От: SPIBA ( nac@spiba.ru)

Отправлено: 4 июня 2007 г. 17:10

Кому: Имена получателей не указываются

Тема: Презентация инвестиционных возможностей

Республики Коми в Санкт-Петербурге

Вложения: пресс-релиз

Уважаемые члены СПИБА!

7 июня в 15:00 состоится презентация Республики Коми консульскому корпусу Санкт-Петербурга. Место проведения – Представительство Республики Коми в Северо-Западном регионе РФ по адресу: Санкт-Петербург, ул. Мира, д. 30.

Более подробная информация содержится в прилагаемом пресс-релизе. Если Вы хотите принять участие в презентации, пожалуйста, направьте следующую информацию в СПИБА по эл. почте до 15:00 5 июня 2007 г.:

1. Имя, отчество, фамилия.

2. Должность.

3. Название компании.

4. Адрес эл. почты.

5. Факс.

6. Тел.

Количество мест ограничено. Извините за позднее информирование.

С уважением,

Наталия Кудрявцева

Исполнительный директор СПИБА

Письмо-заявление может быть адресовано как в средства массовой информации, так и заинтересованным целевым аудиториям. Как правило, этот документ в сжатой форме объясняет позицию организации по отношению к какому-либо конкретному событию, факту или лицу. Цель такого письма – недвусмысленно заявить о своем отношении к явлению, которое в настоящее время волнует либо всю широкую общественность, либо лишь часть ее в узкопрофессиональном плане, и при этом существует вероятность, что данные явление или ситуация напрямую связаны с деятельностью самой организации.

Необходимость в написании такого рода писем может возникнуть в любой организации, в том числе и в органах власти, если, например, им потребуется экспертное мнение специалиста или крупного ученого по тому или иному вопросу. К примеру, коммерческие фирмы могут испытывать потребность в помощи со стороны финансовых или административных структур; к такого же рода письмам с просьбами о поддержке их мероприятий прибегают политические партии и отдельные политики во время предвыборных кампаний.

Но с регулярной необходимостью составления подобных писем-просьб сталкиваются специалисты по связям с общественностью в некоммерческих организациях. Медицинские, образовательные, культурные и спортивные организации нуждаются в материальной поддержке со стороны крупного бизнеса, и на примере России мы можем видеть, как подобная поддержка оказывается посредством благотворительных акций, создания специальных фондов, присуждения стипендий и грантов.

В таких письмах необходимо очень продуманно объяснить, почему это послание адресовано данному лицу или конкретной организации, указав, например: «Мы – жители одного города, и это наши общие заботы», или более конкретно: «Ведь вы выпускник нашего вуза», или: «Ваши научные работы связаны с решением проблемы, которой мы занимаемся». Обязательно следует отметить преимущества, на которые адресат может рассчитывать в случае его положительного отношения к просьбе, но это нужно делать очень тонко и деликатно, чтобы подобными намеками не оскорбить вашего адресата. Иногда имеет смысл включить имена известных и уважаемых людей, уже выразивших желание сотрудничать с вашей организацией по данному проекту. Кстати, следует также помнить, что просьба о поддержке всегда должна быть конкретной: нужна помощь для такого-то проекта или для того, чтобы оказать экстренную помощь больным детям в такой-то местности и т. д.

При составлении письма-просьбы можно учитывать следующую рекомендуемую структуру: привлечь внимание адресата к проекту или ситуации, заинтересовать его, включив некоторые детали и описав историю вопроса, разбудить желание принять участие и, наконец, убедить и заставить действовать. Такие письма обычно подписывает первое лицо организации.

Ответы на подобные письма высылаются либо с выражением согласия или отказа, либо с запросом о дополнительных деталях.

Уважаемый Анатолий Петрович!