Кира Иванова - Копирайтинг - секреты составления рекламных и PR-текстов

Виды деловых писем.В специальной литературе деловые письма обычно классифицируют на основе их содержания, так как именно содержание письма и цель его написания определяют целевую аудиторию вообще и конкретных адресатов в частности. Ниже приводится перечень наиболее важных видов деловых писем, составляемых специалистами по связям с общественностью:

• информирующее письмо;

• информационное (новостное) письмо, информационный релиз;

• рекомендательное письмо;

• сопроводительное письмо;

• письмо-заявление;

• письмо-просьба.

Цель написания такого письма – сообщить, оповестить о каком-либо планируемом мероприятии, или о вновь принятых решениях, важных для адресата, или о предполагаемых действиях организации. Эти письма прямолинейны и прозрачны; они, если можно так выразиться, односторонни и поэтому не всегда требуют обязательного ответа. Однако если в таком письме помимо информирующей части содержится и приглашение принять участие в каком-либо мероприятии, то предварительная регистрация адресата на участие в этом мероприятии обычно желательна. Информирующее письмо, как правило, не имеет персональной адресации, тем не менее оно адресовано конкретной, пусть даже и очень широкой, аудитории. Так, например, приводимое ниже в качестве образца письмо направлено в адрес практически всех российских вузов, где готовят специалистов по связям с общественностью.

Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет

ЛЭТИ

при поддержке

Северо-Западного отделения Российской ассоциации по связям с общественностью (РАСО)

и Комитета по молодежной политике и взаимодействию с общественными оргаганизациями Санкт-Петербурга

представляют

Х Всероссийский фестиваль студентов

«PR – профессия третьего тысячелетия»

12–16 апреля 2010 г.

Тема Х юбилейного фестиваля – «PR-специалист: взгляд в будущее».

На протяжении многих лет студенты, преподаватели, теоретики и практики по связям с общственностью собирались на PR-фестивале в ЛЭТИ. В этом году мы подводим итоги прошедшего десятилетия и вместе формируем образ PR-специалиста нового поколения.

В рамках фестиваля пройдут:

• торжественная церемония открытия;

• PR-бал в Шереметевском дворце;

• второй розыгрыш кубка по Public Relations «Признание»;

• HR-квест по Санкт-Петербургу;

• межвузовская научно-практическая студенческая конфереция <^орыш 2010»;

• научно-практический семинар преподавателей и практикующих специалистов в области связей с общественностью;

• круглый стол для студентов и преподавателей;

• мастер-классы;

• торжественная церемония закрытия.

Подробная программа мероприятий опубликована на сайте фестиваля www.pr-fest.org.

Регистрация участников

Командам-участникам необходимо зарегистрироваться на специальном сайте фестиваля не позднее конца декабря 2009 г. Уведомляем вас, что максимальное количество членов команды – пять человек. От каждого вуза в розыгрыш Кубка и конкурсы допускается одна команда. Команды, не представившие документ об уплате организационных взносов в размере 800 рублей, не допускаются к участию.

Адрес сайта – www.pr-fest.org. Зарегистрировавшимся участникам будет выслано информационное письмо с подробным описанием мероприятий и финансовыми условиями.

Этот вид послания не следует смешивать с информирующим, оповещающим письмом, рассмотренным ранее, поскольку цели их создания различны. Если информирующее письмо, как уже было сказано, предназначено для сообщения адресату о каком-либо событии или факте, то роль новостных писем заключается в регулярном информировании целевых аудиторий (держателей акций, клиентов, потребителей, партнеров) об изменениях, нововведениях, поисках и результатах повседневной деятельности организации.

В этом случае спектр адресатов очень широк. Зачем пишутся подобные послания? Главным образом либо для того, чтобы поддерживать интерес к организации со стороны своих реальных партнеров или клиентов, либо для того, чтобы расширять круг своих целевых аудиторий; иногда и для того, и для другого.

В качестве способов передачи информации в формате информационных писем используются как традиционные каналы, такие как почтовая рассылка (теперь уже все реже и реже) и курьерская доставка, так и электронные средства связи, занимающие в настоящее время все большее место в коммуникациях между организациями (факс, Интернет). Для того чтобы целевые аудитории регулярно получали от вас новую информацию, организация должна иметь базу данных с адресами всех своих целевых аудиторий, всех адресатов, в информировании которых заинтересована прежде всего сама организация.