Сергей Варламов - Бухгалтерский учет в торговле

Первичные документы заполняются чернилами или ручкой от руки, а также на печатных устройствах. С недавних пор товаросопроводительный документ может иметь электронную форму. При применении в организации компьютерного учета первичным документом служит созданный в бухгалтерской программе документ, распечатанный на бумажном носителе. Распечатка документа на бумажном носителе для покупателя производится поставщиком за свой счет. Помарки и подчистки, любые нечитаемые исправления в первичных документах не допускаются. Исправления в документах производятся зачеркиванием неправильной информации и внесением соответствующей надписи над зачеркнутым текстом (или цифрами). Исправления должны быть оговорены в самом документе и удостоверены подписями соответствующих лиц. Обычно первичные документы составляются как минимум в двух экземплярах (для покупателя и поставщика). В этом случае исправления вносятся одновременно во все экземпляры документа.

Данные первичных документов суммируются в учетных регистрах. Раньше такие сводные ведомости и отчеты заполнялись вручную, это был безальтернативный способ вывести итоги по однотипным операциям. Бухгалтерам того времени приходилось заполнять огромные ведомости, книги, различные карточки и листы. Сейчас с помощью автоматизированного бухгалтерского учета учетные регистры могут быть сформированы за любой период и в любом нужном разрезе. Однако и теперь необходимо сформировать базу данных хозяйственных операций, то есть ввести сведения из первичных документов в бухгалтерскую программу.

Хранить документы по учету и оформлению хозяйственных операций в организациях торговли следует не менее пяти лет [6] Статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете». . Сроки хранения документов, связанных с налогообложением, могут быть несколько меньше, налоговое законодательство требует хранить их лишь четыре года. Это относится к документам, необходимым для исчисления и уплаты налогов: подтверждающие получение доходов или осуществление расходов, расчеты и уплату налогов [7] Подпункт 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. .

Гораздо более солидные сроки хранения предусмотрены для документов, касающихся трудовых отношений. Реестры сведений о доходах физических лиц, личные дела, кадровые приказы, трудовые договоры, заявления работников о согласии на обработку персональных данных, лицевые счета и счета работников по учету заработной платы необходимо хранить 75 лет [8] Разделы 7 и 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010). .

По истечении установленных сроков хранения документы могут быть уничтожены. Однако делать это рекомендуется только после проведения инвентаризации за указанный период – мало ли какие ошибки могли ускользнуть от внимания бухгалтера или материально ответственных лиц. Инвентаризация также должна предшествовать и составлению годового отчета, но, к сожалению, не везде придерживаются этого полезного правила. А ведь только с помощью инвентаризации можно выявить фактическое наличие материальных ценностей и обязательств у торговой организации и, сопоставив его с данными бухгалтерского учета, обнаружить ошибки не только в учете имущества и обязательств, но и в организации отдельных хозяйственных операций и процессов.

Основным объектом учета в торговой организации выступает товар. Товаром принято называть любой продукт, изготовленный или приобретенный для обмена, продажи. Но абз. 6 п. 2 ПБУ 5/01 уточняет, что для целей бухгалтерского учета товары – это лишь часть материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других физических или юридических лиц и предназначенных для продажи. И поскольку важна цель, дальнейшее предназначение таких объектов, то в торговых организациях принято называть товаром только те материальные ценности, которые приобретены для последующей продажи.

В целях учета и отражения движения товаров торговым организациям необходимо самостоятельно выбрать единицу учета товарного запаса. Это может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа. Согласно п. 3 ПБУ 5/01 единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением.