Коллектив авторов - Организация бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях

Рисунок 6 – Способы централизации бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях

Второй по популярности формой централизации является передача части функций по ведению бухгалтерского учета централизованным бухгалтериям. Например, расчеты с поставщиками и подрядчиками по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, а также расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами по налогам и сборам. В данном случае в штатные расписания государственных (муниципальных) учреждений вводятся должности бухгалтеров, в обязанности которых входит подготовка не только первичной документации, но и бухгалтерских документов, служащих основанием для производства расчетов (проектов штатных расписаний, платежно-расчетных ведомостей документов, служащих основанием для списания стоимости использованных материальных запасов, и т.п.). За централизованной бухгалтерией в этом случае закрепляется право проверки правильности составления представленных документов, обоснованности применяемых цен и тарифов, контроля над соблюдением установленного законодательными и нормативными актами порядка использования бюджетных и иных средств учреждений. Расчеты в безналичном порядке (включая расчеты с бюджетом по налогам и сборам), а также составление налоговой отчетности производятся централизованной бухгалтерией.

В некоторых случаях государственным (муниципальным) учреждениям предоставлены максимальные полномочия по ведению бухгалтерского учета, а централизованные бухгалтерии осуществляют учет лишь в части расходов, производимых по отдельным статьям сметы расходов или ПФХД. Как правило, это связано с ситуацией, когда некоторые виды материальных запасов или иных нефинансовых активов поставляются централизованно.

Последний вид централизации представляет собой ведение бухгалтерского учета учреждениями самостоятельно, а составление сводной бухгалтерской отчетности органами исполнительной власти (органами местного самоуправления) поручено централизованной бухгалтерии. Такой вариант удобен для упорядочения контроля над расходованием бюджетных средств, выделяемых учреждениям. Государственные (муниципальные) учреждения, имеющие свои бухгалтерии, в этом случае передают бухгалтерскую отчетность в отраслевые централизованные бухгалтерии для составления сводной отчетности по району, городу, области.

Особенность функционирования централизованных бухгалтерий заключается в сложности взаимодействия с широкой сетью государственных (муниципальных) учреждений. Именно поэтому для централизованной бухгалтерии крайне важно определить порядок взаимоотношений с обслуживаемыми учреждениями. В связи с этим важным документом является график документооборота, при отсутствии или несоблюдении которого возникает большинство нарушений.

Материально ответственным и другим должностным лицам, включенным в график документооборота, а также руководителям обслуживаемых учреждений должны вручаться выписки из него. На практике же в государственных (муниципальных) учреждениях графики не передаются, а сам порядок документооборота существует лишь формально.

При наличии утвержденного сторонами графика документооборота, когда в определенные сроки документы от государственного (муниципального) учреждения поступили бы в централизованную бухгалтерию, такой проблемы не возникло бы.

Таким образом, централизованные бухгалтерии не всегда осуществляют своевременную регистрацию фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета, контроль над ассортиментом поставляемых в учреждения товаров ведется не на должном уровне, что отчасти связано с тем, что централизованными бухгалтериями принимаются к учету заранее выписанные поставщиками накладные (до фактической поставки товаров).

Таким образом, договор на бухгалтерское обслуживание и в данном случае учетная политика и график документооборота являются основополагающими в деятельности каждой централизованной бухгалтерии. От того, насколько добросовестно они будут исполняться, зависит во многом результаты деятельности бухгалтерии.

При наличии стольких проблем любой руководитель задумается об альтернативных путях ведения бухгалтерского учета. Законом № 402-ФЗ (ст. 6) [7] предусмотрены альтернативные централизованной бухгалтерии способы организации ведения учета в соответствии с рисунком 7.